Papierloses-Büro: Fujitsu ScanSnap iX500 – ein absoluter Traum!

Seit ich mit Computer (immerhin schon seit 1986) arbeite, hat sich mein Leben grundlegend verändert. Die Technik hat sich rasant weiter entwickelt. Die Geräte sind leistungsfähiger geworden und man kann mit ihnen mehr machen, als ich mir damals mit meinem Commodore 64 je erträumt hätte. Eine Sache hat sich bei mir aber erst seit wenigen Tagen geändert. Der Weg zum Papierlosen Büro ist geebnet. Der erste Schritt – die richtige Hardware. In meinem Fall der Fujitsu iX500 – ein absoluter Traum.PAPERLESS_HEADER_01

IMG_5927Ich habe bereits einen Scanner, er kann sogar mehrere Blätter nacheinander einziehen und verarbeiten. Das Problem, bis er 5 Blätter eingezogen hat, habe ich schon wieder einen Drei-Tage-Bart. Er ist grotten langsam und kann auch keine beidseitigen Scans ausführen. So war es für mich extrem wichtig, was auch immer jetzt kommt, muss schnell sein, verdammt schnell. Der Fujitsu iX500 ist so ein Scanner. Er kann unglaubliche 25 Farbscans (Vorder und Rückseite) pro Minute erfassen.

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…was auch immer jetzt kommt, muss schnell sein, verdammt schnell.

Begleitet mich also auf dem Weg zum Papierlosen Büro. Im heutigen Artikel kümmere ich mich erst einmal um den  iX500 und was er alles kann. In weiteren Videos & Artikel werde ich euch das ganze auch praktisch vorstellen und meinen Workflow näher aufzeigen.

Erst einmal die harten Fakten des Fujitsu ScanSnap iX500

Technische Daten

  • Scannertyp ADF (automatischer Dokumenteneinzug). Duplex-Farbscanner
  • Scan-Methode Farbe/Graustufen/Schwarzweiß/automatische Erkennung
  • Bildsensor Farb-CCD x 2
  • Lichtquelle 3 Farb-LED
  • Optische Auflösung 600 dpi x 1200 dpi
  • Mehrfacheinzugserkennung Ultraschallsensor oder Längenerkennung (wählbar)
  • Papiergewicht (Stärke) 40 bis 209 g/m²
  • ADF-Kapazität Maximal 50 Blatt (A4 mit 80 g/m²)
  • Schnittstelle USB 3.0 (USB 2.0- / USB 1.1-kompatibel)
  • Stromversorgung Netzanschluss 100–240 V, 50/60 Hz
  • Leistungsaufnahme Betrieb: 20 W oder weniger Standby Mode: 1,6 W oder weniger (2,5 W oder weniger bei bestehender Verbindung über WLAN)
  • Abmessungen (B x T x H) 292 mm x 159 mm x 168 mm
  • Gewicht 3 kg
  • Treiber ScanSnap-spezifischer Treiber (keine Unterstützung von TWAIN/ISIS™), mit ScanSnap Manager V6.0 zu betreiben
  • Lieferumfang USB-Kabel, Netzteil, Netzkabel, Kurzanleitung und Set-up auf DVD-ROM, Adobe® Acrobat® X Standard auf DVD-ROM

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Scangeschwindigkeiten
Automatikbetrieb
Simplex oder Duplex: 25 Seiten/Min.

Normal-Modus
Farbe / Graustufen 150 dpi, Schwarzweiß 300 dpi,
Simplex / Duplex, 25 Seiten/Min.

Besserer Modus
Farbe / Graustufen 200 dpi, Schwarzweiß 400 dpi,
Simplex / Duplex, 25 Seiten/Min.

Best-Modus
Farbe / Graustufen 300 dpi, Schwarzweiß 600 dpi,
Simplex / Duplex, 25 Seiten/Min.

Exzellent-Modus
Farbe / Graustufen 600 dpi, Schwarzweiß 1200 dpi,
Simplex / Duplex, 7 Seiten/Min.

Vorlagenformat
Normal ohne Trägerblatt A4, A5, A6, B5, B6, Visitenkarte, Letter, Legal und benutzerdefiniert. Max.: 216 x 360 mm, Min.: 50.8 x 50,8 mm, automatische Erkennung der Vorlagengröße.

Normal mit Trägerblatt Verwendung eines Trägerblatts ermöglicht das Scannen von A3, B4, Double-Letter und Fotos sowie den oben aufgeführten Dokumentgrößen.

Scannen von Dokumenten in Überlänge 863 mm lang

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Einfach, schnell & immer bereit

Beim Fujitsu iX500 wurde großer Wert auf einfache Handhabung und Schnelligkeit gelegt. In diesen beiden Punkten überzeugt mich das Gerät.

Mit gerade mal 292 mm x 159 mm x 168 mm findet er schnell einen Platz, auch in kleineren Heimbüros wie meinem. Das war mir wichtig, denn wenn ich Papierlos sein will, muss das scannen schnell und vor allem jederzeit möglich sein.

Prozessor & Power

Im Inneren werkelt ein Dual-Core-CPU…

gi-processor-180x180Der iX500 ist kein gewöhnlicher Scanner, das wird einem klar wenn man sich die technischen Daten dieses Kraftprotzes anschaut. Im Inneren werkelt ein Dual-Core-CPU, so wundert es nicht, das er keine Probleme damit hat mal eben 25 Blatt in Farbe oder 50 Bilder in einer Minute einzuscannen. Durch den GI-Prozessor ist selbst das arbeiten ohne Computer (Scannen via WLAN an iPad, iPhone, Android) kein Problem.

 

OCR & Durchsuchbare PDFs

Es nützt einem sicherlich nichts Briefe, Rechnungen und Belege einfach nur in digitaler Form zu haben. Sie müssen auch durchsuchbar sein. Auch hier kann der Fujitsu iX500 punkten, den direkt nach dem Scan erstellt er durchsuchbare PDFs. So kann ich einfach nach „KFZ oder Versicherung“ suchen und schon werden alle PDFs die diese Worte beinhalten aufgelistet.

…direkt nach dem Scan erstellt er durchsuchbare PDFs.

Besonders schön finde ich, das man Schlüsselwörter direkt im PDF als Informationen hinterlegen kann (was z.B. sehr hilfreich bei der Spotlight-Suche am Mac ist).

Wer möchte kann die Scans auch mit der kostenlos mitgelieferten Abby FineReader in komplett bearbeitbare Word, Excel oder PowerPoint Dokumente wandeln lassen.

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Der iX500 erleichtert die Erzeugung von PDF-Dateien über automatische Einstellungen und Funktionen zur Bildkorrektur, die mit einem Tastendruck aktiviert werden können:

  • Leerseitenerkennung
  • Automatische Schräglagenkorrektur, automatische Seitendrehung, automatische Papiergrößenerkennung
  • Automatische Einstellung der Auflösung basierend auf Dokumentenabmessungen
  • Automatische Einstellung der Auflösung basierend auf Dokumentenabmessungen
  • Reduziertes Durchscheinen

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Wolken-Scanner

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Der Fujitsu ScanSnap iX500 kann nicht nur Dateien lokal ablegen. Wer möchte kann seine Dokumente direkt in die Cloud jagen. Hierzu stehen einem Evernote, Google Docs, SugarSync, Salesforce Chatter und SharePoint (für Windows) zur Verfügung.

Er „frisst“ alles

 Fragen wie „Wann haben wir das gekauft? Ist da noch Garantie drauf?“ sind somit in wenigen Sekunden geklärt.

Eine Sache nervte mich bislang immer nach einem Einkauf. Was tun mit dem Kassenzettel? Unsere bisherige Lösung, eine kleine Box wo alle reingeschmissen werden – wenn wir also mal auf der Suche nach einem Beleg sind, beginnt die große Suche.

Das ist ab sofort Vergangenheit denn der iX500 frisst wirklich alles. Egal ob kleine Kassenzettel, Briefe jeglicher Art, dünne Prospekte, Zeitungsartikel, Visitenkarten oder EC/Kredit-Karten – alles wird genommen. Natürlich beidseitig! Fragen wie „Wann haben wir das gekauft? Ist da noch Garantie drauf?“ sind somit in wenigen Sekunden geklärt.

Den Hardcore Test habe ich in diesem Fall mit einem gefühlt 80cm langem IKEA Bon gemacht. Selbst diesen (auf Thermopapier) Beleg hat der iX500 mühelos eingezogen und mir ein durchsuchbares PDF erstellt.

Um den Scan-Vorgang bei kleinen Dokumenten zu erleichtert werden beim iX500 Dokumententaschen mitgeliefert. Diese kann man sich wie Klarsichthüllen vorstellen. Darin packt man alles was man scannen will und jagt es durch den Scanner. Durch die Dokumententaschen ist es auch möglich DIN A3/B4 Dokumente zu scannen.

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In der Ruhe liegt die Kraft

Ein besonderes Augenmerk möchte ich auf etwas lenken was dem Fujitsu iX500 fehlt – die Geräuschkulisse! Er macht nämlich überhaupt keinen Krach! Ich bin es von meinem anderen Scanner gewohnt das dieser sich erst beim Einschalten mit einem lauten srrrrrrrrr bemerkbar macht und sobald man dann ein Blatt scannen will wiederum ein noch lauteres srrr-brr-srr-brr-srr von sich gibt um einem zu verdeutlichen welche schwere Aufgabe er gerade durchmacht.

…was dem Fujitsu iX500 fehlt – die Geräuschkulisse!

Ich weiß nicht was die Ingenieure da gemacht haben, aber ich würde ihnen dafür gerne einen Kaffee ausgeben. Der iX500 verrichtet seine Arbeit mit einer sehr dezenten Geräuschkulisse.

Software

Der Fujitsu ScanSnap iX500 wird mit Software sowohl für Windows als auch Mac geliefert. Ebenso ist Software für Android und iOS verfügbar. Da ich komplett im Apple-Universum zuhause bin werde ich aber nur die Mac-Varianten/Versionen erwähnen. Für Windows Benutzer möchte ich nur am Rande erwähnen das Adobe Acrobat X mitgeliefert wird (ein Mac kann ja von Haus aus sehr gut mit PDF Dokumenten umgehen)

ScanSnap Manager(Mac)
Das Herz des Scannens liegt im ScanSnap Manager. Dieser erlaubt am Mac (oder PC) ein sehr effizientes Arbeiten mit dem iX500. Es gibt viele Einstellmöglichkeiten und man kann bei Bedarf auch eigene Profile mit den speziellen Vorlieben speichern. So habe ich mir z.B. ein Profil angelegt das EinzelnScan Alle Seiten in ein PDF und eines das EinzelScan Einzelne PDFs heißt. Ersteres nimmt alle Seiten und speichert sie in einem durchsuchbaren PDF. Letzteres nimmt alle Seiten, macht sie durchsuchbar und speichert sie in einzelne PDFs.

ABBYY FineReader für Express Edition (Mac)
Software um Dokumente in editierbare Forum zu wandeln. Die Ausgabe kann Word, Excel, PDF oder ein Textdokument sein.

CardMinder (Mac)
Speziell für Visitenkarten ist CardMinder. Die Software erlaubt das erfassen von Visitenkarten und den enthaltenen Daten. Diese werden dann als .VCF, .CSV, Text oder XML Datei gespeichert. Die Daten lassen sich dann ganz einfach in euer Adressbuch übernehmen oder in einem CRM weiter verwenden.

Auf Wunsch könnt ihr auch gleich die neu erstellten Visitenkartendaten direkt an eine Anwendung schicken. In meinem Fall habe ich es so eingerichtet, das es nach dem Scan sofort die OS X Kontakte App aufruft, dort muss ich nur noch das hinzufügen bestätigen – fertig.

ScanSnap Connect (iOS)
Die iOS Software ist sehr einfach gehalten und erfüllt einen Zweck. Schnell einen Scan direkt auf das iPad bzw. iPhone zu bekommen. Hierzu legt man etwas in den Scanner und startet den Scanvorgang am iOS-Gerät. Das Dokument wird dann eingezogen und steht nach kurzer Zeit auf dem iOS-Gerät als PDF bereit.

Die ScanSnap Connect ist kostenlos im AppStore zu bekommen.

Quickmenü – schnell zum Erfolg

Wenn ihr die ScanSnap Software installiert habt, steht euch auch das sogenannte Quickmenü zur Verfügung. Das Quick-Menü ermöglicht euch, schnell zwischen verschiedenen Scan-Aufgaben zu wechseln. Einfach die Scan-Taste drücken und auswählen was ScanSnap tun soll. Man kann „Favoriten“ unter den Scan-Zielorten anzeigen oder es werden einem Anwendungen empfohlen – je nachdem, ob man z. B. eine Visitenkarte scannen oder ein textlastiges Dokument erfassen möchte, schlägt es dann CardMinder oder Word vor.

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Fujitsu listet die QuickMenü Funktionen sehr schön auf, hier die Übersicht

  • Scannen zu einem Ordner: Speichern Sie PDF-Scans in einem Ordner
  • Scannen zu E-Mail: Faxen Sie nicht mehr, sondern verschicken Sie elektronische Dokumente per E-Mail
  • Visitenkarte scannen: Scannen Sie Visitenkarten und lassen Sie die Kontaktinformationen automatisch auslesen
  • Scannen zum Drucker: Benutzen Sie ScanSnap mit Ihrem Drucker, um Kopien zu erstellen
  • Scannen zu Word (.doc): Scannen Sie Dokumente als editierbare Word-Dateien
  • Scannen zu Excel® (.xls): Scannen Sie Dokumente als editierbare Excel®-Dateien
  • Scannen zu PowerPoint® (.ppt): Scannen Sie Dokumente als editierbare PowerPoint®-Dateien
  • Scannen zum Bildordner oder zu iPhoto: Speichern Sie JPEG-Scans in einem Ordner
  • Scan an Microsoft SharePoint® schicken, Scan an SalesForce Chatter schicken
  • Scannen zu iPhone®/iPad® oder Android™-Geräten
  • Scannen in die Cloud: Scan an Dropbox, Evernote®, Google DocsTM* und/oder SugarSync schicken

WLAN-Scannen

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Wer ein iPad oder iPhone (aber auch Android) sein eigen nennt, bekommt einen ziemlich coolen Bonus. Mit den im AppStore kostenlos erhältlichen Apps, läßt es sich sehr einfach direkt auf ein iPhone, iPad oder Android Gerät scannen. Einfach etwas in den Einschub packen, Scan Vorgang am Mobile-Gerät auslösen – fertig.

Selbst das Einrichten geht super einfach. Der ScanSnap Manager führt euch Schritt für Schritt durch den Prozess der gefühlt keine 2 Minuten gedauert hat. Schon steht der iX500 im eigenen WLAN bereit. Der Zugang zum Scanner selber ist per Passwort geschützt (das ihr selber vergeben könnt).  Solltet ihr kein WLAN benötigen könnt ihr dank eines Schalters das WLAN auch komplett ausschalten. Wer einen Router mit WPS Funktion besitzt wird sich freuen das der iX500 auch das unterstützt – so erspart ihr euch das eingeben des WLAN Passworts.

UPDATE 29.07.2013

Bis heute (29.07.2013) war es nur möglich per WLAN auf ein iPad/iPhone zu scannen. Durch das kostenlose Update das heute heraus kam ist es nun ebenfalls möglich auf einen Mac/PC per WLAN zu scannen!

 Tipp: Scan-to-Mobile um auch durchsuchbare PDFs direkt auf dem iPad/iPhone zu haben. Startet man mit der ScanSnap iOS App einen Scan vom iPad/iPhone aus, wird das eingezogene Dokument zwar als PDF auf dem iOS-Gerät landen – aber es ist nicht durchsuchbar.

Wenn ihr schnell und einfach PDFs, die auch durchsuchbar auf dem iPad sind, haben wollte könnt ihr einfach im QuickMenü die Option Scan-to-Mobile benutzen. So wird auf dem Mac das PDF erstellt/durchsuchbar gemacht und dann direkt an das iPad geschickt.

Lieferumfang

  • Fujitsu iX500 Scanner
  • USB3 Kabel
  • Bedienungsanleitung
  • Dokumententaschen
  • Software

Videovorstellung inkl. Wifi-Scan & Papierstau-Demo

Fujitsu ScanSnap iX500 Scanner (600dpi, WLAN, USB 3.0)
  • Der Scanner, der Sie intuitiv durch jeden Schritt des Scanprozesses führt
  • Scannen Sie Ihre Dokumente und teilen Sie diese über diverse beliebte Cloud-Dienste Scannen Sie kabellos zu PC, Mac, iPad / iPhone, Android und Kindle Geräten
  • Scannen Sie täglich anfallende Dokumente von Visitenkarten bis zu A4 und sogar A3

Fazit

Der Fujitsu ScanSnap iX500 war die richige Wahl für mich. Er ist kompakt genug um auch in meinem kleinen Büro Platz zu finden. Schnelligkeit ist der größte Pluspunkt und auch ein Dokument scannen und auf dem iPad mitnehmen sind ein Bonus. Das er seine Arbeit auch extrem leise verrichtet ist ein weiterer Pluspunkt.

Das Gerät ist genial schnell und einfach in der Handhabung.

Wer auf der Suche nach einem sehr guten Scanner für das Papierlose Büro ist wird mit dem Fujitsu iX500 sicherlich die richtige Wahl treffen. Das Gerät ist genial schnell und einfach in der Handhabung.

Preislich liegt der Fujitsu ScanSnap iX500 derzeit bei ca. €465,- und kann z.B. bei Amazon bestellt werden.

In weiteren Beiträgen, zum Thema Papierloses Büro, werde ich den Fujitsu iX500 immer mit erwähnen, da er für mich die Basis ist und er natürlich im gesamten Workflow das wichtigste Element ist.

Ich bedanke mich bei der Firma Fujitsu für die Bereitstellung des Produkts für diesen Artikel.

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Bewertung 4.8 Sterne aus 251 Meinungen

Bernd

Mensch, Mann, Blogger, Screencaster, Gadgeteer, Early Adopter, Hobby Fotograf, Mac / Android / iPad User & MacDaddy. Besitzer von rosenblut.org und sehr aktiv bei YouTube, Twitter, Google+ und natürlich gibt's auch eine Facebook Fanpage für den Blog. Sollte euch mein Artikel gefallen haben, würde ich mich freuen wenn ihr bei eurem nächsten Einkauf bei Amazon, diesen Link benutzt. Für euch ändert sich nichts (Kaufpreis bleibt unverändert) und ich erhalte ein kleines Taschengeld.

Kommentare (126)

  1. Danke, toller Artikel.

    Hast du Erfahrungen, wie der Scanner mit Fotos umgeht? Kann man da auch mal einen Stapel Papierfotos digitalisieren? Qualität?

    Vielen Dank für einen Test/Info.
    Jochen

    • Ja er kann auch Fotos scannen (und diese direkt in iPhoto „reinschieben“) – diesen Bereich habe ich noch nicht probiert, werde ich aber kurzfristig tun und mit in meinem nächsten Artikel mit aufnehmen.

        • Habe jetzt schon einmal einen Test gemacht. War gar nicht so einfach, denn ich musste erst einmal alte Fotos finden die ich als Papierform habe ;-)

          Die Einstellung die ich genutzt hatte waren 600 DPI und JPEG als Endformat mit möglichst wenig Komprimierung. Das JPEG war dann 3497 × 2369 Pixel und 1,7MB groß. Die Qualität war, für ein solche altes Foto, durchaus gut und sehr zu gebrauchen.

          Der Scanvorgang mit den Vorgaben hat natürlich länger gedauert als ein normales Dokument, aber das hatte mich auch nicht gewundert.

          Ich bin sehr positiv überrascht.

  2. Ich habe mir ein ähnliche Projekt wie Du oben beschrieben hast vorgenommen. Leider habe das Gerät mangels hohen „Einstiegswiederstand“ noch nicht erworben.

    Dennoch drängt mich sich mir die Frage auf, in welcher Auflösung/DPI zu die Rechnungen einscannst und archivierst. Ich denke wenn man das SCANNEN 2-3 Jahre macht, schleppt man nicht nur mehrere 100 MB sondern eher einige GB rum. Da muss man sich doch schon überlegen, ob man alle Dokumente gestochen scharf und TOP-zoombar machen möchte.

    Welche Scan-Genauigkeit hast Du gewählt?

    • Ich habe die höchste Qualität bei mir in den ScanSnap Einstellungen ausgewählt. Da ich ausreichend Platz habe und Festplatten immer günstiger werden spielt das auf Dauer für mich auch keine Rolle, von daher habe ich die höchste Auflösung ausgewählt (1200dpi).

    • Hi,
      ich scanne reine Textdokumente mit 300 dpi und Dokumente mit Bildern in 600 dpi. Dasreicht für meine Zwecke aus. Aber Bernd hat recht: Speichermedien sind mitlerweile dermaßen billig, dass das eigentlich kein wirkliches Problem darstellt!? Ich habe alle Papierdokumente (Rente, Versicherungen, Krankenberichte) die ich seit Jahren in fetten Ordnern im Keller hatte auf SD Karte archiviert. 64GB bekommt man derzeit ab rund 20,00€.

      Beste Grüße
      Mic

      • SD Karten sind nicht für die Langzeitarchivierung gedacht. Sie müssen regelmäßig mit Strom versorgt werden, sonst kann und wird Datenverlust auftreten.

  3. Super Bericht, danke.
    Habe selbst den S1500M schon etliche Monate, ist ein super Gerät.
    Wichtige Daten landen auf dem Mac, alles andere was man mal wieder brauchen könnte wir direkt zu Evernote geschickt.
    Man kann wirklich alles reinstecken, Ausweis, Führerschein und vieles mehr.
    Wenn ich den S1500M nicht schon hätte, würde ich sofort zuschlagen. Der Preis ist zwar heftig, zahlt sich aber voll aus.

  4. Hi!

    Den Scanner habe ich auch gerade gekauft. Statt der üblichen 460 Euro, kann man den iX500 auch günstiger bekommen. Ohne Acrobat Std (und wer will den Mist schon?) findet man ihn schon für 340 Euro.

    Die Software ist aber eine Enttäuschung. Eine halbherzige Windows Portierung, mit vielen Fehlern. Bei jedem Update soll man sich als Administrator anmelden und es wird nicht nach einem Administratorpasswort gefragt. Die Programmierer haben offensichtlich nicht die geringste Ahnung vom Mac. Ausserdem muss die Software immer laufen, sonst ist der Scanner tot. Andere Scanner können ihre Software wenigstens selber starten oder liefern einen Twain Treiber mit. Aber ok – sie läuft.

    Die Default Auflösung scheint 300 dpi zu sein. Wenn man damit ins Kleingedruckte zoomt, ist immer noch alles gestochen scharf und OCR funktioniert auch problemlos. Text kann man also auch bei 300 lassen. Ein Ausdruck würde wie das Original aussehen.

    Zu den Problemen der Software gehört noch, das der SnapScan Organizer nur für Windows geliefert wird. Das lässt sich aber durch eine bessere Mac Software ersetzen. Hazel! Super Automatisierungssoftware, die sich auch für andere Gebiete lohnt.

    Inspiriert vom Workflow von David Sparks, sucht Hazel bei mir die Schlagworte aus dem PDF und ändert den Dateinamen in das erste Schlagwort. Wurde kein Schlagwort vergeben, wird das (kostenlose) Tagit gestartet und man kann Schlagworte manuell vergeben.
    Zusätzlich wird auch das Dokumentendatum extrahiert, mit touch das Dateidatum angepasst und das Datum an den Dateinamen angehängt. So kann man Dokumente z.B. am Wochende gesammelt scannen und die Dateien haben trotzdem das Datum, an dem es verfasst wurde.

    David sortiert die Dateien auch noch automatisch in Verzeichnisse aber in Europa hat man selten so viele, wiederkehrende Dokumente. Das wäre aber sicher noch interessant für Geschäfte.

    • Hey Marc, super Kommentar (ist ja schon fast ein kompletter Artikel). Ja die Software könnte besser sein, aber da sie (bei mir) nur zum erst-erfassen genutzt wird komme ich damit sehr gut zurecht. Zum Organisieren benutze ich andere Software.

      Schön das du auch Hazel benutzt, habe ich seit sehr langer Zeit im Einsatz und könnte gar nicht mehr ohne – ist ein richtig richtig gutes kleines Helferlein. Speziell mit der 3.1 Version kamen ja die von dir erwähnte Datumsfunktion und noch ein paar super Features hinzu um Abläufe noch besser zu machen.

      Hier spiele gerade herum. Da ich noch hin & her gerissen bin zwischen iDocument und DevonThink Office Pro. Ich werde beides ausgiebig testen und den für mich besten Ablauf dann in einem getrennten Artikel vorstellen.

    • Hallo Marc,

      ich verwende auch Hazel um die Files zu sortieren.
      Kannst du mir hier evtl. weiterhelfen?
      Ich habe die PDF`s können durchsucht werden. Das Datum wird auch gefunden.

      Viele Grüße
      Uwe

    • Der „Mist“ Acrobat ist in der Lage, auch extrem winzige Schrift, Dokumente mit JPEG-Artefakten und eigenartige Anordnungen von Schrift so gut wie fehlerlos und vollständig in durchsuchbarebn Text umzuwandeln.

      Die Spar-Programme, die von ABBYY dem Scanner beiliegen, haben permanent Fehler und lassen Text aus.

      Wer Hunderte oder gar Zehntausende Seiten durchsuchbar macht und sie wirklich danach „durchsuchen“ will, hat bei diesen Programmen laufend das dunkle Gefühl, nicht zu wissen, was nun einem wieder alles entgangen ist.

      Dinge, die wirklich gut und professionell funktionieren, kosten halt Geld, auch wenn man in Internetzeiten manchmal dem Irrtum unterliegt, daß alles wie von Zauberhand, selbstverständlicherweise und vorbei an akzeptierten Marktgesetzen verschenkt wird UND funktioniert. Wie soll das gehen?

  5. Ein sehr guter Artikel …

    Da hat ja Toby1525 und der Rest der Blogger Szene ordentlich den Umsatz von Fujitsu angekurbelt. Ich habe mir auch einen iX500 gekauft und bin ebenfalls total begeistert. Mein Projekt „Papierloses Büro“ läuft auch – abhängig von den Außentemperaturen – auf Hochtouren.

  6. Hallo,

    vielen Dank für diesen tollen Artikel. Ich nutze schon seit länger Zeit den 1500, vielleicht sollte ich mal „upgraden“.

    Besten Gruß
    Sascha

    • Bei der Dokumentenverwaltung bin ich noch unentschlossen.

      DevonThink kann sehr viel. Es soll gut für Recherchen sein. Für eine reine Dokumentenverwaltung etwas Overkill und teuer. Für Journalisten aber sicher sehr interessant.

      Ganz oben, auf meiner Liste, steht Doo. Es ist das schönste Programm, unter den Dokumentenverwaltungen. Es hat sich zum Ziel gesetzt, die Dokumente automatisch mit sinnvollen Tags zu versehen. Bei manchen Dokumenten geht das auch schon ganz gut.
      Leider versteht es sich gar nicht auf Ordner und setzt ganz auf Tags. Meine vorhandenen Ordner kann man nicht übernehmen. Die Entwicklung ist aber noch nicht abgeschlossen und da wird sich noch einiges tun.

      Danach kommt iDocument. Sieht auch noch gut aus und versteht sich perfekt auf Ordner und Tags. Verschlüsseln kann es aber nur einzelne Dokumente und da wäre es mir lieber, wenn das pro Library ginge.

      Yep ist mehr eine Dokumentensuchmaschine. Die ganze Festplatte wird durchsucht und fördert auch Dokumente zu Tage, die irgendwo vergraben und vergessen wurden. Hat auch viele Vorteile.

      Das oft gelobte Paperless ist bei mir schon raus gefallen, weil es zu altbacken aussieht. Seine besondere Fähigkeit ist, die Summen der Rechnungen zu erkennen und es kann einen Report erstellen.
      Nur leider erkennt es sogar Summen, wo gar keine Zahlen im Text vorkommen. Da müsste man zu viel nacharbeiten,

      Noch was empfehlenswert?

      • Mit Doo hast du glaube ich das Problem, wenn du auf einen eigenen Server per WebDAV oder ähnliches zugreifen willst. Wurde bei meinen Tests nicht unterstützt. Deswegen viel meine Wahl auf DevonThink.

        • Das war die 1.0 und es hagelte Beschwerden! Nur Tage später kam eine Beta, die das korrigierte. Jetzt können die Docs überall liegen. Auch in einem verschlüsselten Image.

          • Cool – ich habe noch auf meine Anfrage die Antwort erhalten, dass diesbezüglich kein Interesse besteht. Dann muss ich das unbedingt am Wochenende noch mal ausprobieren, weil ich das Interface so schick finde.

            • Also ich kann immer noch nicht mit Doo auf meine Synology zugreifen. Aktuell nutze ich die Version 1.2.

              • Uwe, wie hast du die Synology verbunden? Ich ging davon aus, das du sie auch im Finder sehen kannst – also als Netzwerkshare eingebunden ist. Das geht jetzt mit Doo. Mit der 1.0 funktionierte nur der Home Ordner und auch nur, wenn er auf der Bootpartition war.

                Wenn sie nicht verbunden ist, dann hat Doo dafür noch keine eigene Anbindung. Du siehst unter Quellen, was du alles verwenden kannst. Also lokale Ordner und Cloud Dienste.

                Wenn du die Synology verbindest, kannst du Doo alles indizieren lassen. Auf den Index kannst du dann auch zugreifen, wenn die Platte nicht verbunden ist. Doo zeigt dir an, das du gerade nicht auf das Dokument zugreifen kannst und du weisst, was du dann verbinden musst.

                • Ich habe die Synology gemountet und kann über den Finder darauf zugreifen. Wenn ich versuche über die Einstellung das Verzeichnis einzubinden, bekomme ich immer eine Meldung, dass Doo nicht auf den Ordner zugreifen kann – oder so ähnlich. Ich probiere das heute noch mal ganz in Ruhe aus.

      • Ich bin auch noch am testen was das ideale für mich ist. iDocument und DEVONthink Office Pro sind meine heißen Kandidaten.

        DEVONthink Office Pro aber vor allem wegen dem „integrierten“ ScanSnap Support und WebDAV, was meinen Workflow alles auf meinem NAS zu sichern sehr entgegen kommt. Zudem unterstützt DEVONthink noch andere Syncdienste. Ich will auf keinen Fall Gefahr laufen alles schön in eine Anwendung zu stecken nur um dann am Ende durch einen Festplattenverlust alles zu verlieren.

      • Doo wird ja schon jetzt, etwas mehr als ein Jahr später, nicht mehr weiterentwickelt.

    • Zwischen 1500 und 500 gibt es kaum Unterschiede. In der Hauptsache das WLan. Ich habe dafür noch keine Anwendung gefunden. Wird ohne Mac gescannt, fehlt OCR und Schlagworterkennung.

  7. Sehr netter Artikel zum Produkt!!

    Zunehmend bekommt das Ganze jedoch einen faden Beigeschmack, wenn über gesponserte Produkte
    natürlich nur Positives berichtet wird. Fraglich nur, ob es dann noch einem Mindestmaß an Objektivität
    standhält.

    Ich kann aber deine Sichtweise jedoch gut verstehen!! Sich so viele Produkte regelmäßig anzuschaffen geht
    deutlich ins Geld. Da nimmt man doch lieber solche Annehmlichkeiten in Kauf.

    Ich hoffe diese konstruktive Kritik findet den Weg in den Blog ;-)

    Beste Grüße

      • Sobald eine gute Rezension, zu einem schlechten Produkt kommt, wird das sehr negativ auffallen. ;-)
        Vom ScanSnap ist aber jeder begeistert.

    • Ich habe das Gerät nicht gesponsert bekommen und ich kann nur sagen, es ist jeden Euro wert. Ich bin komplett begeistert. Es muss jetzt nur noch den Langzeittest – mindestens 3 Jahre – überstehen. Aber dafür habe ich mir die Garantieverlängerung geholt, die momentan glaube ich noch kostenfrei ist.

      • Ich nehme mir die Zeit auch nur, wenn ein Produkt ganz besonders hervorsticht. Der ScanSnap macht das in beide Richtungen. Über die Software habe ich mich sehr geärgert aber auf der anderen Seite kenne ich auch keine andere, die Schlagworte erkennt.

        Die Hardware ist einfach fantastisch! Auch wenn das triste Design mal einen Touch von Jony Ives vertragen könnte. ;-)

    • Hi,
      ich habe den iX 500 seit einigen Wochen und bin auch seeeeehr begeistert, aber noch nicht so: http://www.rosenblut.org/wp-content/plugins/wp-monalisa/icons/wpml_yahoo.gif

      Aber es gibt schon einige Dinge die Fujitzu noch verbessern könnte!

      1) Mich stört gewaltig, dass man zum Scannen immer noch einen „Rechner“ anmachen muss um den Scannvorgang auszulösen! Hauptsächlich muss man das aber nur um dem Scanner zu sagen WOHIN er den Scan ablegen soll.
      Eigentlich möchte ich im Alltag nur etwas einlegen… Taste drücken… fertig! Die Scanns sollen, in meinem Fall einfach in einem Ordner auf meinem NAS landen. Es wäre doch sehr schön, wenn er den Scan, per Default, einfach im Speicher behalten würde, oder auf eine vorhandene Netzwerkrecource ablegen würde.

      Die Scans bearbeiten, taggen, umwandeln etc, kann man auch später gesammelt machen.

      2) Die peinliche Android App!

      Ich bin kein MacUser, sondern habe PCs und Androids
      Schön ist zum Beispiel dass ich das Problem 1 umgehen kann, indem ich ein Tablet oder Smartphone zum scannen benutzen kann. Diese sind immer angeschaltet und somit jederzeit verfügbar.
      Es gibt für Android auch eine App für Tablets und Smartphones!

      ABER absolut mies ist, diese diese App fast nichts von dem kann was die ScanSnap Manager Software auf dem PC und Mac beherrscht!
      Mit der Android App kann man lediglich etwas auf das Tablet scannen – als JPG oder als PDF – mehr aber auch nicht!

      Sie beherrscht zum Beispiel weder die schönen Funktionen wie „Scan zu Dropbox“, oder „Scan zu Evernote“ … oder in andere Coud Dienste, noch kann sie die Scanns in einen Netzwerkordner der auf einem NAS liegt ablegen, da solche Ordner innerhalb der App gar nicht angezeigt werden sondern als Ziel nur Ordner auf dem Gerät gewählt werden können.

      Das liegt meiner Meinung nach daran, dass der systemeigene Android Folder Manager (also das Programm mit dem man Ordner und Dateien anzeigen lässt) immer noch keinerlei Netzwerke unterstützt, könnte aber von einem guten App Entwickler durchaus gelöst werden!

      Ich habe das Problem gelöst indem ich mit einer zweiten App die Scans aus dem Ordner auf dem Android in einen Ordner auf meinem NAS verschieben lasse. Diese App kann auch wahlweise in die Dropbox oder GDrive und andere Cloud Dienste kopieren/ verschieben. (App heist FolderSync)

      Das senkt aber den WAF (womans approval factor ;) ) für den ScanSnap in meinem Haushalt ganz erheblich!
      Er ist aus diesem Grund nicht der beste Freund meiner Frau! ich kann damit leben…

      … Was mir aber wirklich fehlt ist die direkte Anbindung der Android App an Evernote!!! http://www.rosenblut.org/wp-content/plugins/wp-monalisa/icons/wpml_unsure.gif

      Beset Grüße
      Mic

      • Du willst einen Netzwerkscanner und hast einen Arbeitsplatzscanner gekauft. Du hast einfach das falsche Produkt. So was hat Fujitsu (und andere) natürlich auch im Programm.

        Soll der Scanner die Aufgaben des PC’s auch noch übernehmen, dann muss da ein „PC“ integriert werden. Das wird teurer und auch komplizierter zu bedienen.

  8. 10 Seiten und 3.7 MB in SW ist aber schon ordentlich groß und für ein
    DMS eher nicht so praktisch. Das sind bei der kleinen Menge an Papier
    zu viel Speicherplatz!!
    Kann die Software auch SW in multiple tiff Scannen ??
    Kann man vor dem Scan wählen ob SW od. Farb Scan?

    Danke vorab für Hinweise.

    • Du kannst die Scan Profile ganz nach deinen Wünschen einstellen, d.h. ob du ein normales PDF, ein durchsuchbares PDF, ob in Farbe oder SW, etc. haben willst.

      Deswegen (je nach Szenario) legt man sich in der Regel auch mehrere Profile an, z.B. einen für Rechnungen (nur SW in niedriger DPI) und einen für Versicherungs-Dokumente (Farbe & hohe DPI). Diese Profile kannst du vor jedem Scanvorgang einfach per Klick auswählen und das Endprodukt ist dann exakt nach deinen Wünschen.

      Im ScanSnap Manager konnte ich „nur“ PDF oder JPG als Auswahl Format sehen. Wobei ich auf jeden Fall PDF wählen würde da es einfach universal ist und auf jedem Computer und Mobilengerät gleich behandelt wird. Zumal ein durchsuchbares PDF viele Nettigkeiten bei der Archivierung und Suche mit sich bringt.

    • Klar geht das. Allerdings ist Tiff ein Format für Fotos und für Texte unbrauchbar!
      PDF muss schon sein. Sonst sind die Dokumente nicht mehr durchsuchbar.

      Die Auflösung muss aber nicht 1200 dpi sein, für eine alte Quittung. Da reichen 300 allemal. Die 1200 würde ich mir für besondere Dinge aufheben. Eine besonders detailierte Zeichnung vielleicht.

      • Das TIFF Format ist sogar hervorragend für den Scan von Fotos.
        Es beinhaltet die genau dann meisten Bildinformationen!!

        Unbrauchbar ist es daher keinesfalls!!

        Wenn du Bilder mal komprimiert als JPG im PDF Format hast, lässt
        es sich kaum noch später verwertbar weiter verarbeiten. Du musst es
        erst wieder extrahieren und die JPG Komprimierung macht die Qualität
        nicht besser.

      • Ich benötige für mein DMS zwingend auch tiff. Ich konnte es aber beim ScanSnap ix500 nirgends einstellen. Wenn es wirklich funktionieren sollte, bin ich für jeden Tipp dankbar. Im Internet ist leider nichts darüber zu finden, außer auf dieser Seite.

        • Die aktuelle Version kann wohl kein Tiff speichern. Ich habe es jedenfalls nicht mehr gefunden. Es gibt aber eine alternativen Software, die Tiff kann. http://www.hamrick.com/vuescan/fujitsu_scansnap_ix500.html

          Vielleicht gibt es auch ein Update für das DMS? Tiff war mal empfehlenswert – bevor 1993 PDF erfunden wurde.
          Tiff ist jetzt nur noch für Fotos brauchbar (noch besser ist aber Raw). Für Fotos ist der ScanSnap, und besonders die Software, aber nicht gedacht. Fotoscanner holen das optimale aus Fotos raus und können z.B. auch Staub und Kratzer entfernen. Das Problem gibt es bei Papier natürlich nicht.

  9. Der Standard im DMS ist allerdings multiple tiff. Die Umwandlung kann nach Bedarf immer noch in
    PDF erfolgen. Wenn er das nicht kann, wäre es doof!! Es gibt auch DMS, welche die multiple tiff
    Dokumente im Hintergrund grundsätzlich im Volltext einlesen und dann über die Suche zur
    Verfügung stellen.

    Man kann dann im DMS nicht nur nach Dokumentnamen, Typen oder Verschlagwortung suchen,
    sondern auch nach dem Inhalt der Dokumente. Genau darum geht es oftmals. Man sollte beim PDF
    Scan nicht vergessen das im Laufe der Zeit erhebliche Mengen an Daten zusammen kommen. Das ist
    beim zuvor bezeichneten Datenformat eben nicht der Fall. Multiple tiff verwendet man auch hauptsächlich im SW Scan, was oftmals bei reinen Dokumenten völlig ausreicht.

    Daher meine Frage nach dem Format.

    Deinem Vorschlag „auf jeden Fall ein PDF zu wählen“ halt ich daher für etwas voreilig.

    • Okay, verstanden. So wie ich die Software bisher „untersucht“ habe sehe ich (auf dem Mac zumindest) keine Option für das TIFF Format.

      Für Privatanwender (oder Selbständige) denke ich dennoch das das PDF Format durchaus empfehlenswert ist. Natürlich hat jeder seine eigenen Bedürfnisse.

      Evtl kann ein Windows Nutzer mal sagen ob ihm beim ScanSnap Manager TIFF Format zur Verfügung steht.

    • Du denkst dabei an ein kommerzielles Dokumentenmanagement für Firmen. Da die (kleinen) ScanSnap ohne Twain Treiber kommen, sind die dafür nicht ausgelegt und funktionieren nur mit der eigenen Software. Fujitsu hat noch ganz andere Scanner im Programm. Einen grossen ScanSnap mit Netzwerkschnittstelle und ganz andere Modelle.

      • Ich denke dabei keineswegs an kommerzielles Dokumentenmanagement für Firmen.

        • Wir haben in der Firma ein DMS und das arbeitet durchaus mit PDF Dokumenten und einer Volltextsuche. Und so groß sind die Datenmengen nun auch nicht.

          • Dem habe ich ja auch nicht widersprochen!!

            Als Privatanwender ist es aber schon ein Thema mittelfristig mit überschaubarem Speicherplatz
            auskommen zu können. Denn wenn man damit anfängt seine Unterlagen ins DMS zu packen,
            geht es sehr schnell mit den Datenmenge.

        • Du hast nicht aufmerksam gelesen. Tiff für fotos und pdf für Text. Als Fotograf kenne ich die Formate und Tiff hat seine Vorteile aber Platzsparen ist garantiert keiner davon. ;-)

          Ich habe gerade mal nachgesehn. Ein Testscan in guter Auflösung ist gerade mal 160 kb gross. Tiffs sind da immer grösser.
          Mit jeder Verdoppelung der Auflösung, vervierfacht sich die Dateigrösse. Aus den 160 kb wird damit überschlagen 2,5mb pro Seite. Weniger als ein Song aber schon viel mehr.

          Ob der Scan SW oder Farbe wird, entscheidet der Scanner automatisch nach Bedarf oder nach Voreinstellung. Das bisschen Farbe wird aber nicht mehr viel ausmachen.

          • Ich habe jetzt 3 x 80mm Ordner gescannt und das sind gerade mal 1,3 GB. Das ist auch für Privatleute heute nichts. Und Fotos sind doch ein anderes Thema – da nutze ich ohnehin nur RAW und TIFF.

          • Die Aussage, dass TIFF nur für Bilder geeignet ist, ist nicht richtig. Gerade als S/W ist TIFF sehr gut komprimierbar (TIFF G4). ecoDMS kann für Multipage TIFF Vorlagen anwenden, die Aufrund gefundener Texte im (mit OCR behandelten) TIFF Klassifizierungen vornehmen kann und erst dann in PDF wandelt und in der DB ablegt.
            Jeder Scan ist zunächst ein „Bild“ und wird erst durch OCR zu Text.

  10. Ich spreche ja auch von multiple tiff.!!

    Evtl. hast du nicht aufmerksam gelesen ;-)

    Aber lass uns die Diskussion dann doch lieber sein.

  11. Also ich scanne alles wichtige seit ca. 10 Jahren oder mehr. Für den Privatbereich sind das immer noch nur ein paar hundert MB. Ich kann es später mal nachsehen.

    Wenn ich das mit anderen Dingen vergleiche, dann spielen Texte keine Rolle.
    Apps, ein paar GB.
    Fotos, sehr viel GB.
    Filme, einige TB.

  12. Tiff wurde zuletzt 1992 von Adobe aktualisiert. Es taugt nichts fürs streamen und ist daher im Web ungeeignet. Es taugt nichts mehr für Fotografen und wird daher von Profis schon lange nicht mehr verwendet. Die letzten, die Tiff noch brauchen können, sind Druckereien, wegen des eingebeteten CMYK-Farbprofiles. Adobe hat mit gutem Grund für Scans PDF eingeführt. Das spart mehr Platz als Tiff.

    Falls du jetzt eine Software hast die das noch nutzt, dann fällt der Scanner für dich flach. Da brauchen wir nicht diskutieren. Aber Tiff zum Platzsparen zu wählen ist falsch.

    • Ich spreche ja auch von multiple tiff.!!

      Das ist auch was anderes ;-)

      Aber nix für ungut!!

  13. Wir wollen doch nicht dumm sterben. Was ich eben mal schnell gegoogelt habe:

    Multiple Tiff ist einfach nur ein Bild, in dem mehrere Seiten eines Dokuments abgebildet werden. Wo ist denn da jetzt der Vorteil gegenüber einem PDF. Wenn wir was drucken lassen, schicken wir unserem Dienstleister inzwischen nur noch PDFs.

    • Da gibt es keinen Vorteil. Ich erinnere mich, das vor 10-20 Jahren noch Tiff das Format der Wahl war, für Scans. Das ist aber mit der Einführung von PDF schon lange nicht mehr so. Tiff hat, bei Dokumenten, nicht den geringsten Vorteil, gegenüber PDF.

      Ich habe gerade mal nachgesehen. Die Scans der letzten 10-15 Jahre brauchen gerade mal 375 MB. Ich scanne allerdings auch bisher nur wichtiges und nicht alles. Das wird sich jetzt wohl ändern. Mit dem vollautomatischen Workflow überlege ich nicht mehr, ob ich etwas später noch mal brauche. ;-)

      • p.s. Auf dem iPad ist die Seite sehr schlecht zu lesen. Sie blinkt im Sekundentakt und der iOS Safari stürzt oft ab. Daher ging ein Teil meiner Antwort verloren.

        In der Antwort an Rediman hatte ich ursprünglich noch erwähnt, das im multiple tiff nur mehrere Tiff Bilder in einer Datei sind. Das halte ich für einen Rückschritt. Die Dateiendung bleibt die Gleiche aber ein Bildbearbeitungsprogramm würde damit wohl Probleme bekommen. Vorteile hat es auch nicht, da Tiff mit dem Speicherplatz sehr grosszügig umgeht. Anmerkungen und Text lassen sich auch nicht einbetten.

  14. Zwei Fragen, die mir noch offen blieben:
    Kann man den Scanner auch Cloudzugangsdaten (bspw. Dropbox) mitteilen und er scannt die Dokumente dann und legt sie in deinen Account oder ist dafür ein angeschlossener Rechner von Nöten?

    Und: Geschieht der OCR-Prozess direkt auf dem Gerät oder macht das die ScanSnap Software?

    Wenn beides funktioniert würde ich über eine Anschaffung nachdenken :)
    Benutze zur Zeit einen Canon P-215. Dieser ist zwar ultramobil aber etwas wackelig im Einzug und hat Probleme beim Einzug mehrerer Seiten.

    • 1. Ja man kann CloudDaten hinterlegen – ABER – das ganze wird durch die ScanSnap Software dann in Evernote z.B. gepusht – der Rechner muss also an sein.

      2. OCR geht leider nur mit Software auf dem Mac/PC – aus diesem Grund ist z.B. der Scan der ans iPad, iPhone oder Android Tablet geht nicht durchsuchbar.

      • Hallo,

        ich wollte noch den Sonderfall erwähnen, mit dem Computer zu scannen und auf dem iPad zu speichern. Dann wird der Scan normal behandelt und direkt drahtlos auf dem iPad gespeichert. Vielleicht nützlich, wenn man einen Stapel Dokumente noch schnell mitnehmen muss.

        Es gibt diverse OCR Software für iOS aber ich kann noch keine speziell empfehlen.

        Bei der Recherche zum Scanner haben Anwälte erzählt, das sie lieber den grossen iX500 mitnehmen, als die kleinen Scanner, die für den mobilen Einsatz gedacht sind. Ganz einfach weil der iX500 ohne Computer auskommt. Da PCs out sind und viele auch kein Notebook mehr verwenden, ist der WLan Scan zum iPad natürlich wieder wichtig.
        In der Bibliothek oder beim Klienten müssen manchmal Verträge, mit hunderten Seiten, kopiert werden. Es sind halt noch nicht alle papierlos. Früher mit teuren Fotokopien und jetzt einfach den Scanner auspacken und man hat ein kompaktes PDF.

        Wie David Sparks in seinem Buch „Paperless“ so schön schreibt – bei ihm hat es Klick gemacht, als er Akteneinsicht anforderte und dann eine Fotokopienrechnung über $50000 kam!
        Bei einer Besprechung kam mal der andere Anwalt mit sechs Kartons voller Akten. Der hat grosse Augen gemacht, als David nur sein iPad auspackte, wo er auch in Sekunden jede Stelle findet. :-)

  15. Seit Jahren scanne ich auf dem Mac mit den unterschiedlichsten Scannern (aktuell ein HP Officejet 8600 Pro) alle anfallenden Dokumente und würde sagen ich bin sehr nahe dran am papierlosen Büro.

    Zudem wird alles postalisch anfallende Papier wird, sofern eine nichtbedruckte Rückseite vorhanden ist, dann auch noch als Schmierpapier verwendet.

    Den SnapScan hab ich hier mittlerweile auch schon auf meiner Wunschliste stehen, mal sehn wann der angeschafft wird. ;)

  16. Danke noch einmal an alle die hier kommentiert haben. Das Thema Papierlos ist wirklich ein heißes Eisen. Jeder hat andere Vorstellungen davon bzw. geht es anders an.

    Finde ich extrem toll, euer Feedback ist sehr wertvoll!

    Mit meinem Workflow-Artikel werde ich noch eine Weile warten, da ich noch immer am „spielen“ bin – inzwischen setzte ich sehr stark auf DEVONthink Office Pro, was wohl für reines Dokumenten-Management Overkill ist aber durchaus seine Reize hat. iDocument spielt noch immer eine Rolle für mich wenn es um schnell & einfach geht. Aber auch Paperless 2 von Mariner Software will ich mir näher ansehen.

    DOO finde ich schön, möchte mich aber nicht von einem 3. Anbieter abhängig machen. Deshalb sichere ich alle Dokumente zusätzlich auf meiner Synology DS213+

    Ich sehe schon das Thema wird mich noch lange beschäftigen.

    • Es sind doch alles Drittanbieter. Doo verwendet aber keine Datenbank und sortiert die Doks in Folder, wie iTunes oder iPhoto. Da kommt man auch ohne Doo ran. Ausserdem kann es die Doks an ihrer Stelle lassen.

      • Mit 3. Anbieter meinte ich in diesem Fall das Files im Web gesichert werden, zumindest habe ich DOO bisher so verstanden. Für kleine Sachen sind 3. Anbieter Webdienste okay, aber auf Dauer möchte ich eben eine lokale Kopie (auch gesichert) zur Verfügung haben. Da kommt mir (speziell bei DEVONthink) der automatische Sync mit WebDAV sehr gelegen.

        Evtl. schaue ich mir DOO dann doch noch einmal an – das artet ja in Arbeit aus ;-)

        • Ach so! Doo synct nur ausgewählte Teile. Vertrauliches kann man lokal belassen. Ich habe noch nichts im Cloud Sync, weil ich das nicht brauche und weil sowieso noch kein iOS Client raus ist.

          Die ganze Programm sind vollkommen unterschiedlich. Man kann sie nur teilweise vergleichen und sie haben alle einmalige Funktioen, die sonst niemand hat. Das macht eine Auswahl und Empfehlung sehr schwer.

          • Ok. Gerade noch einmal DOO geladen und gleich wieder gelöscht.
            Bei mir wohl eher ein Sonderfall, aber DOO erlaubt nicht das ablegen des DOO Ordners auf externe Festplatten.

            Bei meinem MacMini ist es so das das gesamte System auf einer externen Thunderbolt SSD Platte liegt, die interne wird also nicht von meinem System genutzt.

            Auch ein Versuch den Ordner manuell zu erstellen brachte nichts. DOO will unbedingt auf einer internen Festplatte installiert werden.

            • Bisher liegt der leider immer im Home und kann nicht verlegt werden. Das kommt in einer neuen Version.

              • Ok dann schaue ich mir das noch einmal an wenn es den Ordner überall erlaubt. In der 1.2 gehts schonmal nicht.

  17. Wenn man sich ein wenig mit dem Thema „paperless“ beschäftigt und noch ein wenig Podcasts hört/Blogs liest, kann man sich dem Eindruck nicht erwehren, dass Fujitsu geschafft hat, ein wirklich tolles Produkt auf den Markt zu bringen.

    Was ich mir wünschen würde, wäre, wenn Du in dem ein oder anderen Artikel Deines Projektes „rosenblut ohne papier“ auch auf die rechtlichen Aspekte eingehen könntest: Anerkennung der nur noch elektronisch vorliegenden Dokumente, Lesbarkeit und Verfügbarkeit auch noch nach 10 bis 20 Jahren … insbesondere bei einer Abhängigkeit von einem (Programm-)Anbieter, der die Dokumente für Dich verwaltet.

    Dies sind nämlich die Themen, die mich noch ein wenig zögern lassen.

  18. In den USA kann man dem Finanzamt schon digitale Kopie schicken. In Deutschland muss man die Originale noch, für eine Buchprüfung, aufheben.

    Ich scanne alles und steuerrelevantes kommt in einen Ordner, für das aktuelle Jahr.

    Archivieren ist ein kompliziertes Thema. Fujitsu verwendet z.B. keine Formate, die einem Patent unterliegen, wie Tiff. Die könnten sonst mal Probleme machen, wie Gif. Pdf dürfte uns wohl lange bis ewig erhalten bleiben. Es gibt bereits ein Pdf-A Format , welches alle Gimmicks und extenen Ressourcen verbietet, damit es dauerhaft zukunftssicher ist. Ein schlichter Scan erfüllt diese Anforderungen natürlic.h.

    Das Hauptproblem ist der Speicher. Es gibt erst einen, der Jahrhunderte überdauert, und da kostet jede DVD noch €200. Festplaten halten im Durchschnitt ca. 3 Jahre. Du solltest also immer Backups machen undd die Platten regelmässig austauschen., bis was besseres erfunden wurde.

    Für Backups bieten sich inzwischen online Backups an. Ab ca. €4/Monat, unbegrenzter Speicher (!) und mit Verschlüsselung, gibt es da jetzt sehr interessante Angebote. Dort kümmern sich dann Profis um den regelmässigen Austausch der Speichermedien.

  19. Hallo zusammen,

    für Interessierte von DevonThink Pro Office:

    Ich habe dieses Jahr eine nicht personalisierte Voll-Lizenz gewonnen. Hatte aber bereits eine. Die gewonnene ist also unbenutzt.

    Bei Interesse gern mit Preisvorschlag melden. Bei mir liegt sie nur rum.

    Maic

  20. Pingback: Papierloses-Büro: Erfassung & Ablage | rosenblut

  21. Hallo Bernd,

    sehr guter Artikel. Ich fürchte, Du hast mich mit der Idee angesteckt ;-)

    Ich habe gesehen, von diesem Scanner gibt es verschiedene Varianten. Hast Du hier die „normale“ oder die Deluxe-Variante getestet?

    • Die Deluxe Version lohnt sich nicht. Da ist nur noch die Software Rackfiler mit drin und die gibt es sowieso nur für Windows.

        • Und nicht vergessen, das Acrobat auch nur für Windows beigelegt wird. Es gibt aber original Pakete ohne Acrobat und die kosten dann nur ab 340 Euro! Noch ein Vorteil für den Mac, der den Acrobat nicht braucht.

          • Das erklärt, warum ich so manches deutlich günstigere Angebote gefunden habe, als die genannten knapp €465. Klar, mit der Windoze Software kann man dann natürlich nix anfangen bzw. braucht sie nicht, wie du schon gesagt hast.

            Und sollte ich wirklich mal ein PDF bearbeiten müssen, habe ich dafür PDFPen Pro.

            • PDFpen wird oft empfohlen und ist sicher gut.
              Die wichtigsten Dinge kann man auch schon mit Vorschau machen. Das übersehen die meisten.

          • Verstehe ich das richtig, dass diese günstigen Pakete ohne Acrobat auch OCR können?

            Und haben die auch den „ABBYY Finereader vor SnapScan“, um OCR stapelweise auf einem Verzeichnis zu machen?

            Danke für die Infos!

            • Korrekt. Acrobat wird NICHT für OCR benötigt sondern „nur“ ABBYY und das ist dabei.

  22. Hallo!
    Erst mal vielen Dank für den Artikel!! Der ist wirklich toll.
    Eine Frage an Dich. Ich habe zwar gehört, dass Du einen Mac hast, aber vielleicht weißt Du ja dennoch wofür der Acrobat X Std. sein soll.
    Brauch ich die Software für Windows unbedingt? Und wenn ja: wofür?

    Vielen Dank im Voraus für ein FB.

    Grüße
    Martin

    • Hi Martin!

      Du kennst ja sicher den Acrobat Reader, mit dem man PDFs anzeigen kann. Acrobat ist das Programm, um PDFs zu erzeugen. Irgend ein Programm wirst du wohl brauchen, um den Scan im PDF Format zu speichern. Deswegen liegt dem Scanner die Windows Version bei.

      Der Mac braucht die Software nicht, der kann schon vom OS aus die PDFs speichern.

  23. Pingback: #gt2813 Sonderfolge «Papierloses Büro» Teil 3 » geektalk.ch

  24. Setze auch seit ein paar Monaten den ix500 ein und mein Trägerblatt ist schon ziemlich „durch“. Hat jemand nen Tipp für mich wo man dieses nachbestellen kann ?

  25. Ich habe angefangen mit dem S1500M und Paperless (das hatte ich bereits aus einem Software-Bundle)
    Das Programm konnte mich jedoch nicht dauerhaft überzeugen.
    Ich bin dann umgeschwenkt auf DevonThink Office Pro, nachdem ich lange im Netz gesucht habe und viel zum Thema gelesen hatte. Mit dieser Kombination läßt sich wohl jeder Anwndungsfall erschlagen.

    Angenehmer Nebeneffekt: Ich habe keine Wartezeiten durch das OCR in der ScanSnap-Software mehr.
    Da DTOP eine eigene OCR integriert hat (übrigens die gleiche wie in ScanSnap) kann man ohne Pause scannen.
    Die OCR in ScanSnap wird abgeschaltet, DTOP puffert die Daten und arbeitet einen Job nach dem anderen ab.
    Die Markierungsfunktion (Stichworte mit dem Textmarker anleuchten -> werden als Tags ans Dokumnet gehängt) geht weiterhin, die Tags werden auch an DTOP übergeben.

    So habe ich bisher 28 Leitz-Ordner mit Unterlagen aus allen Lebensabschnitten digitalisiert und unzählige Blätter, Ausdrucke, interessante Zeitungsauschnitte, Fachartikel usw., die hier mein Zimmer langsam aber sicher in ein Papierchaos verwandelten, in den Müll befördert!.

    Für diejenigen, die ihre Daten nicht in einer vom Programm bestimmten Struktur ablegen wollen, sondern ihre Ordner weiterhin verwenden wollen, ist auch EagleFiler einen Blick wert. Ich finde es nicht so chic wie iDocument, aber meinen Anforderungen käme es näher. Und mal ganz ehrlich: Beim Dokumentenmangement ist mir die Optik nicht so wichtig wie die Funktionalität..

    Und derart persönliche und wichtige Dokumente in der Cloud ablegen kommt für mich gar nicht in Frage.
    Der Platz für diese Daten ist hier! Im äußersten Fall kommt ein verschlüsseltes Image in die Cloud als Backup.

  26. Hm, ach ja, noch was:
    Nachdem 10.9 Datei-Tags unterstützen wird, ist fraglich, ob man dann überhaupt noch zusätzliche Software benötigt. Vielleicht lassen sich die Bordmittel mit etwas Unterstützung (z.B. Hatzel, AppleScript) so optimieren, daß man damit alles gebacken kriegt.

  27. Pingback: Fujitsu ScanSnap iX500: Papierloses Büro

  28. Moin, aufgrund solcher Berichte hier und das das Ding nun keine USB Verbindung mehr benötitgt (Per neuesten SW Update kann man nun über WLAN Scannen) hab ich mir den ix500 zugelegt. Ist super schnell, doppeltseitig nicht zu schlagen. Habe vorher immer einen AIO HP8600 genutzt, hat eine 1/2 Ewigkeit gebraucht.
    Nach 2 Tagen rumprobieren/testen hab ich nun zwei Fragen.
    1. Nutzt einer das WLAN Scannen? Hab da das Problem das das nicht richit geht. Nach drücken der Scann Taste blinckt es 3 mal und das wars. Wenn ich den scann übern Rechner anstartet geht es dann. Ist aber nicht meine intension erst das zu scannende in das Gerät einzulegen und dann zurück zum Rechner um den Scann anzustarten.
    2. Beim Scannen von Briefen ist die Knickkannte als querstreifen zu sehen, war beim 8600 nicht so. Mach ich etwas falsch?
    Dnake für eure mithilfe.
    Jörg

    • Hallo Joerg,

      hast Du die Probleme in den griff bekommen? Aufgrund der positiven Berichte hier würde ich mir den ix500 auch zulegen wollen. Ich bräuchte aber einen (mal abgesehen von der Ersteinrichtung) kabellosen Betrieb. Habe im Wechsel auch 2 PCs die scannen würden. Geht das?

  29. Du hast es geschafft, ich hab mir den Scanner auch angeschafft.
    Gibt es eigentlich eine Möglichkeit, das OCR im Stapel nach dem Scannen durchzuführen? Ich habe den Eindruck, dass die Texterkennung der Flaschenhals an meinem betagten MacBook ist und das initiale Massenscannen bremst…

    • Hi Hendrik!

      Es gibt doch so schöne, neue Macs. Wird Zeit für ein Update! ;-)

      Hast du die Zusatzprogramme vom SnapScan installiert? Da ist ein Programm „ABBYY Finereader vor SnapScan“. Das kann auch ein Verzeichnis im Batch abarbeiten. Leider nur Scans vom SnapScan aber das reicht ja.

      Auch noch interessant ist die Archiv Software Doo. Ist kostenlos und macht eine eigene Texterkennung der PDFs. Die kannst du dir auch mal ansehen.

      Für die Automatisierung kann ich Hazel empfehlen. Den Dateinamen lasse ich von Hazel, anhand von Stichworten aus dem PDF, umbenennen. Wiederkehrende Dokumente, wie z.B. bestimmte Rechnungen, werden nach dem Scan auch noch automatisch im richtigen Ordner abgelegt.

      Das funktioniert übrigens auch sehr gut bei Downloads. Rechnungen, die per Mail oder Download rein kommen, werden so auch automatisiert in den richtigen Ordner verschoben.

      Ciao
      Marc

      • Hallo Marc,

        vielen Dank für Deine Antwort. Ich werde mal schauen, ob die Software dabei ist. Dann würde ich das vielleicht wie von Dir beschrieben machen.
        Eine Archiv-Software möchte ich – auch aus denen hier von Bernd ja schon beschriebenen Gründen – nicht nutzen. Da bleibe ich bei einer Ordnerstruktur und nutze auch Hazel dafür. :)

        Ein neuer Mac ist erst einmal nicht drin – Geld steckt im Scanner. ;)

        • Archivsoftware gibt es jede Menge. Manche haben eine eigene Datenbank und andere erweitern einfach das vorhandene Dateisystem um weitere Suchoptionen.

          Ich bin noch nicht fertig mit testen und habe mich auch noch nicht entschieden.

          Doo kann jedenfalls beides. Entweder eine interne Datenbank oder vorhandene Ordner indizieren. Da habe ich ja auch schon unzählige.
          Die interne „Datenbank“ ist aber auch nichts anderes als eigene Order auf der Festplatte, die auch noch ohne die Software verwendet werden können.
          Grosses Plus für Doo ist die intelligente Tag Vergabe. Es sollte erkennen was eine Rechnung ist und von wem etc. Bei einer Telefonrechnung hat es als Tags sogar die Telefonnummern aufgelöst und die Namen der Anrufer als Tag vergeben. Die Erkennung kann aber noch nicht alle Dokumente so gut verarbeiten. Das wird noch erweitert.

          Das andere Extrem ist HoudhaSpot. So was wie Spotlight auf Steroiden, das sich in den Finder einklinkt und die ganze Festplatte durchsucht.

          Eine eigene Datenbank hingegen hat DevonThink. Gut für Schriftsteller und Forscher, weil Verbindungen zwischen Dokumenten entdeckt werden, die man selber vielleicht übersehen hätte. Es ist das einzige Programm das erkannt hat, das ein Dokument doppelt gescannt war und nur unterschiedliche Namen hatte.
          Mangels Verschlüsselung aber nichts für vertrauliche Dokumente.

          Ciao
          Marc

        • Ergänzend zur letzten Nachricht…

          Leider wird Doo eingestellt. Es haben nicht genug Leute dafür gezahlt. Das Programm kann natürlich weiter verwendet werden aber die iOS App wird nicht mehr funktionieren. Da müsste man einen anderen Online Speicher Verwendung und z.B. die App Documents.

  30. Hallo. Dein Filmbeitrag ist interessant, zumal die Sequenz mit dem aufgeklebten Zeitungsausschnitt. Ich habe nämlich alte Zeitungsausschnitte aufgeklebt auf A4-Blätter, weswegen ich einen Einzugsscanner suche, der solche Dokumente «frisst». Denn ansonsten müsste ich jedes Dokument in eine Tasche umbeigen, und ich habe 20 Ordner Archiv… Leider verwendest Du in der Bescheibung auf Deiner site die Werbebroschüre von Fujitsu betr. A3. Ich schreibe «leider», weil ich jetzt nicht weiss, wie das gehen sollte mit einem A4-Scanner… Ich vermute, dass Du das nicht ausprobiert hast. Kannst Du das noch nachreichen oder besser ausführen? Es würde mich freuen, denn ich überlege mir den Kauf. Viele Grüsse.

  31. Hallo und vielen Dank für die großartigen Artikel und Kommentare zum papierlosen Büro.
    Hat zufällig jemand den direkten Vergleich zwischen dem ix500 und dem canon dr-c125, insbes. unter 10.9?
    Viele Grüße.

  32. Pingback: Google Drive: Papierloses Büro - Scannen direkt in die Cloud

  33. Hallo Zusammen und vielen Dank für den tollen Artikel !

    Wir nurzen aktuell den kleinen Bruder Scansnap S1300i und die DMS AllIn Lösung von ecoDMS.de für 49 € und haben eigentlich nichts zu meckern. Von ehemals 15 sind wir nun auf 5 Leitz Ordner geschrumpft.

    Das einzige Problem was wir nun als „Mobile IT-Arbeiter“ haben ist, das immer einer im Büro sein muss um an die Daten zu kommen wenn mann etwas aus dem DMS benötigt. Bzw. wenn keiner Da ist noch eben schnell einer ins Büro fahren muss etc… Circulum Viosum eben…

    Daher sind wir auf der Suche nach einer CLOUD/SAAS Lösung in einem Deutschen Rechenzentrum gegangen und testen gerade folgende Anbieter aus: http://j.mp/Tt2LLI die wir in diesem klasse Artikel gefunden haben. Allen

    Allen Cloud DMS Interessierten sollten sich den Artikel http://j.mp/Tt2LLI mal durchlesen vielleicht ist ja was für den einen oder anderen dabei :)

    • Fremde Cloud … als DMS-Ablage … nee, danke.

      Vserver beim Hoster mieten, System komplett Verschlüsseln,
      Webserver + Webdav drauf … fertig.

      Was meine Büromiezen direkt als Ordner auf Ihren Windows-PCs haben, habe ich via
      GoodReader auf IPad und Iphone just in time im Zugriff … von Überall!

      Mit der ScannerPro App kann ich sogar unterwegs ins Büro scannen!
      Auf den WebDavShare … und zack haben es meine Mädels auf dem Schirm! In Sekunden.

      • Tip: iFiles ist noch besser! Damit gibts sogar PDF-Annotations! Und auch wieder in Sekunden
        via Webdav für alle im Büro verfügbar …

        BTT: der iX500 kann nicht ohne Konsole (Mac, PC, Tablett) benutzt werden?

  34. Hallo, leider ist es nicht möglich treiber für das Gerät runterzuladen. HAst du eine Idee wie ich ohne CD den Scanner zum laufen bekomme? Es gibt keinerlei Software für den PC die man einfach runterladen kann. Ich drehe echt bald durch….

    • Das ist der einzige Haken an dem Gerät – es gibt keine Treiber. Die Software kann man bei Fujitsu aber problemlos laden. CDs verwende ich auch nie.

  35. Hallo Bernd,

    auch von meiner Seite ein Dankeschön für den ausfühlichen Test.
    Ich habe eine Frage zur OCR-Software bzw. zur „Erkennungsrate“ der DMS beim Scannen.
    Ich möchte das Gerät im Büro einsetzen und müsste daher viele Rechnungen einscannen … erkennt die DMS-Software alle relevanten Daten einer Rechnung (Lieferantenadresse, Rechnungs Nummer, Rechnungsbetrag & Datum, MwSt, etc..)?

    Viele Grüße,

    E.Wolter

  36. Hallo zusammen,

    ich muss sehr viele Ordner eines Verbandsarchivbes einspannen. So ungefähr 70 Ordner. kann ich die aufmachen, auf den Fujitsu legen und rattern lassen? Da finde ich doch gar nichts mehr wieder . Oder ? Muss ich jeden einzelnen Brief mit der Hand abspeichern oder trennt der jede Seite? Vielleicht ist meine Frage auch dumm, aber ich habe noch nie mit einem Dokumenten Scanner gearbeitet. Lieben Gruß Burkhard

    • Das kannst du dir natürlich aussuchen. Entweder jede Seite wird einzeln gespeichert oder alle Seiten eines Stapels gemeinsam.

      Am besten ist es wohl, wenn du einen Stapel gemeinsam speicherst und daher zusammen gehörende Seiten auch zusammen in den Einzug steckst.

      • Also habe ich es so verstanden: Ich scanne den Ordner eines Einzelvereines als pdf und kann dann aber per Suche die einzelne Seite finden in der das Suchwort vorkommt. Das wäre doch dann gut.

        • Falls du wirklich einen ganzen Ordner in einem PDF haben willst, dann geht das. Du kannst erst mal immer nur maximal 50 Seiten einlegen aber vermutlich kann man weitere nachlegen, während die ersten noch durchlaufen.

          PDF Dateien kannst du auch später noch aufteilen oder zusammen fügen.

          Suchen geht natürlich auch. Die Texterkennung ist aber nicht immer 100%ig. Da solltest du dich nicht auf, zum Beispiel, nur eine Kundennummer verlassen müssen.

  37. Super Artikel und gute Diskussion. Eine Frage ist noch offen: Ich habe mehrere Mac und möchte von jedem über WLAN den IX500 ansteuern und Dokumente scannen. Geht das?

  38. Bin nun auch stolzer Besitzer eines ix500 und hab da mal eine Frage zu den beiden Abby Finereader Zugaben. Da gibt es ja „ABBY Finereader for SnapScan“ und zusätzlich die „Express Edition for Mac“.

    Auf der Webseite von Abby kann man die Express Edition mit der Pro Edition vergleichen lassen. Die Pro kann schon einiges mehr. Ist nur die Frage, ob die Pro der beiliegenden „SnapScan“ Version entspricht?

    Weiß da jemand mehr drüber? Welche der beiden ABBY Finereader Versionen habt ihr denn auf eurem Mac installiert?

    • Habe ich in meinem langen Text vom 11.11.2014 beschrieben. Die beiden FineReader arbeiten je anders, der eine macht alles unscharf, weil er komprimiert, statt nur die OCR zu machen. Beide sind nicht zu gebrauchen, weil sie unzuverlässig arbeiten und GANZ deutliche Wörter oder Abschnitte einfach auslassen. Ganz schlecht ist die dritte Variante, Texterkennung WÄHREND des Scannens: Wozu brauche ich dann die OCR (Zeichenerkennung, Character Recognition), wenn sie nicht sicher alles findet?

      Um eine bewährte Lösung, die wirklich ALLES erkennt, wie Acrobat Professional, kommt man nicht herum. Man muß sich halt sagen, daß billig auch i.d.R. unvollkommen heißt. Gleichzeitig hat man mit Acrobat noch die komplette Kontrolle über PDF-Erstellung, PDF-Ergänzungen und -Aufteilungen, Verschlüsselung, Markieren, Formulare, Redigieren/Einfügungen, Kommentieren und, und, und. Eine alte Version für ein paar Euro von 2007 tut’s völlig und läßt einen aktuellen FineReader extrem blaß aussehen.

  39. Also, ich muss das jetzt einfach mal irgendwo los werden. Und in diesem Thread hier werde ich glaube ich verstanden :)

    Ich habe den Scanner nun erst seit gestern aber habe gestern Abend schon einen halben Ordner weg-gescannt.

    Und ich bin soooo beeindruckt davon, wie der Scanner das Papier verarbeitet! Sowas habe ich noch nicht gesehen. Einen dicken Stapel mit irgendwelchen Unterlagen einlegen und dann werden die da durch gezogen, dass es eine Freude ist. Und dabei voll automatisch die Auflösung, die Farbe, die Leerseiten erkannt. Und nach sehr kurzer Zeit hat man ein fertiges, perfektes, durchsuchbares PDF! Nicht mal der OCR Vorgang dauert bei mir länger, als der eigentliche Scan! Unglaublich.

    Und als doch einmal (wegen einem seltsam dünnen pergament-artigen Papier) zwei Seiten auf einmal eingezogen wurden, da erkennt der Scanner das sofort und hält an und fragt, ob man weiter machen will. Super!

    Ich weiß, dass das alles schon geschrieben worden ist und ich habe das auch vorher gelesen. Aber in der Realität ist es irgendwie nochmal beeindruckender. Ist inhaltlich jetzt vielleicht nicht so hilfreich, aber musste ich gerade einfach los werden, sorry :)

  40. Pingback: Fujitsu ScanSnap S1300i – Mein Weg zum digitalen Papierordner | Blog4IT

  41. Hallo,
    ich wüßte gern der Unterschied ebay-Scanner und Original Evernote. Ix500
    Kann mir Jemand helfen?
    http://www.rosenblut.org/wp-content/plugins/wp-monalisa/icons/wpml_scratch.gif

  42. Gegenüber dem Vorgänger-Modell ein Rückschritt. Ich weiss nie-scannt er oder scannt er nicht? Wahrscheinlich ein Treiber Problem.

  43. Hallo,
    ich nutze bisher das iPad mit der App Scanner Pro um die Dokumente als PDF in Evernote zu schaufeln.
    Das OCR übernimmt der Evernote Server, Datensicherheit hin oder her > me macht das nichts.
    DevonThink war mir zu umfangreich und alle anderen Archivierungstools fielen raus da ich beruflich ebenfalls viel vom iPhone und iPad aufnehme und nach Evernote wegsichere.

    Der ix500 scheint für mich das Richtige zu sein um meine laienhafte ipad Scanner Lösung abzuschaffen und das kleine Ding würde sich neben meinem MBA gut machen :-)
    Stellt sich nur die Frage was die „normale“ Version des ix500 kann und wo der Unterschied zur Evernote Edition liegt ???
    Werde nicht schlau wo da der Unterschied liegt ! Evtl. kann mich da jemand aufklären.

    VG Marco

  44. Super Artikel, der mich wirklich informiert hat, viel besser als der Prospekt und praxisnah. Statt 3-Tage-Bart wäre es bei mir Kaffee holen. Mein alter scansnap war schon prima, ist aber am Ende wegen Altersschwäche. Ich nutze ihn privat und es immer noch ein ordentlicher Betrag für den Neuen.
    Was mir noch sehr sehr wichtig ist: Ich habe angefangen alte Bücher zu zerschneiden und zu scannen, bekomme diese aber nicht auf meinen Kindle touch (kein wifi) obwohl ich meine Kindle-mailadresse angebe. Der Kindle ist halt super, wenn man immer schlechter sieht wegen der Schriftverstellung. Ich möchte also meine Dokumente an mein Notebook convertible und an den Kindle Touch senden und auf beiden mit Schriftvergrößerung lesen können. Wenn dies mit wenigen Klicks machbar wäre, kaufe ich den sofort. Mit Worddokumenten habe ich es schon probiert, erfolglos. Ich finde es dann aber auch blöd, wenn ich bei Kindle noch einmal abgezockt werde, für Bücher, die ich mal gekauft habe.
    Der Artikel hat sich wirklich gelohnt.
    Wenn es solche Anleitungen für Nicht-Computermenschen gäbe, wird das Gerät der Renner.
    ic

  45. So, ich habe mir den iX500 gekauft und bin (zu diesem Preis) ganz zufrieden. Ich spreche einfach mal ungeordnet ein paar Punkte an. Diktiert mit Dragon Dictate, schreiben beim sprechen, kann Hörfehler enthalten:

    1) Hat noch jemand die Erfahrung gemacht, daß die eingebaute OCR (also wenn man im SS Manager den Haken bei durchsuchbares PDF macht) erhebliche Probleme hat, alles zu erkennen? Wenn bei mir in guter Auflösung und unauffälligen Artefakten links eine Lieferanschrift und rechts eine IDENTISCHE Rechnungsanschrift steht, dann wird eine Anschrift einfach übersehen. Während irgendwo ein paar winzige Drecksbuchstaben erkannt worden sind. Der Mangel tritt auch in bester Auflösung und geringster Kompression auf.

    Wenn ich dann über ein solches Dokument den beiliegenden FineReader „for ScanSnap“ drüberlaufen lasse, wird einiges mehr erkannt, aber immer noch nicht alles. Weiterer Nachteil: Das PDF wird durch die OCR 30 % größer.

    Noch mehr (nicht alles) wird erkannt bei einem Versuch mit dem beiliegenden FineReader „Express“ (v8 for Mac). Da habe ich gemerkt, wieso überhaupt DREI Lösungen für OCR beiliegen. Dieses „Express“ hat ein kurioses Verhalten: Das Beispiel-PDF wird 25 % kleiner und bekommt deutliche JPG-Artefakte. Das sieht weich und unschön aus. (Oder kann man das konfigurieren/abwählen?)

    An Adobe Acrobat Prof. kommt auch die beste dieser dfrei Lösungen nicht heran, aber das erwarte ich auch nicht. Acrobat erkennt ausnahmslos ALLES. Und schnell. Unbd das PDF bleibt so groß und wird nicht unsachärfer. Mein Beispielblatt:

    FR for ScanSnap: 32 Sek. und 30 % größer
    FR Express 8 for Mac: 14 Sek. und 25 % kleiner und unschärfer/Artefakte
    Acrobat Professional: 4 Sek. und gleiche Größe bei unverändertem Schriftbild

    Meine Empfehlung wäre: Ohne OCR scannen (geht auch schneller), dann mit einem billigen alten Acrobat Prof. (z. B. v8 von 2007 für 40 Euro) stapelweise OCR. Eine OCR ist wertlos, wenn sie solche Fehler enthält: Entweder ich finde alles in 30.000 Seiten oder ich muß ständig bibbern, daß 20 % nicht gefunden werden.

    PS: Daß die OCR von FineReader (in den unterschiedlich guten drei Varianten) nicht alles findet, mag einerseits daran liegen, daß das dort aufgerufene deutsche Wörterbuch nicht „Michael“ oder „Franz“ kennt und manchmal doch findert, aber es gibt auch die unerklärlichen Lese-Aussetzer.

    2) Daß apfel-s den SS Manager aufruft, ist für Mac-Nutzer ungewohnt, denn damit sichern wir ja.

    3) Die Kritik, daß der SS Manager umständlich sei und nicht Mac-like, finde ich nicht. Ich finde mich auch ohne Manual sofort zurecht.

    4) Die vier Scan-Modi sind unsinnig bezeichnet:

    „Normal“: Ich würde sagen, normal ist was anderes. Besser wäre „Grob“ oder „Schnellste“.

    „Fein“: Was soll das denn heißen? „Fein“ ist relativ. Besser wäre „Mittel“.

    „Beste“: Aha, nach dem besten, also einem Superlativ, kommt nichts mehr? Der Ball wird nicht runder als rund. Besser wäre „Gut“.

    „Hervorragend“: Ich würde sagen, „hervorragend“ ist die Scan-Qualität schon im „Normal“-Modus. Das ist nämlich relativ. Was heißt hervorragend, wenn zuvor schon „Beste“ kam? Besser wäre „Langsamste“ oder „Top“.

    Fazit: Schnellste/Grob – Mittel – Gut – Langsamste/Top

    5) Komplett verschnarcht hat der Übersetzer an der Stelle, wo beschrieben wird, daß man auch „in schwarz-weiß konvertieren“ kann. Und was steht da: „grau umgekehrt“. Sehr komisch. Grau wird das Blatt nicht. Und „umgekehrt“ für „konvertiert“ – bis ich das kapiert hatte…

    6) Ich habe mir eine Tabelle geschrieben: Musterbogen A4, Ausgabe JPG und PDF, jeweils in den 5 Scan-Qualitäten und in den 5 Kompressionsstufen. Macht zusammen 4 x 5 x 2 = 40 Scans, von 80 KB bis 3.000 KB. Dann hat man alle möglichen Kombinationen und sieht, daß z. B. 400 KB mehrdeutig ist: Mal feiner gescannt, aber grober komprimiert – und umgekehrt. Das vergleicht man optisch (oder hinsichtlich OCR-Qualität) und macht Entscheidungen leichter.

    7) Wurde eine OCR auf ein PDF angewendet, und zwar mit „FineReader Express“, und versucht man dann noch einmal mit „FineReader for ScanSnap“ eine weitere OCR anzuwenden, dann geht das nicht: „FF for ScanSnap“ glaubt, daß die Datei nicht mit dem iX500 hergestellt wurde und verweigert eine OCR: „Das PDF wurde nicht mit ScanSnap hergestellt.“ – Obwohl das falsch ist.

    So, ich lese bald die Anleitung. Vielleicht kommt dann noch das eine oder andere nach.

    Joba

  46. Zu 2) möchte, obwohl es sicher bekannt ist, nachtragen:

    Wir können im Mac OS ja JEDEM einzelnen Punkt im Menü in JEDEM Programm (oder global) geänderte Tastaturkurzbefehle geben. Oder überhaupt einen vergeben, wenn es noch keinen gibt. Systemeinstellungen > Tastatur! Immer den gewünschten Befehl ganz wörtlich beim Eintragen abschreiben.

    Und so ändert man im „ScanSnap Manager“ einfach dieses vermurkste, undurchdachte cmd-s für ein „neues“ Einstellungsfenster in ein vernünftiges cmd-n.

    Oder wem das klarer erscheint, der nimt cmd-komma, denn in ALLEN Programmen ruft man die „Einstellungen“ ja bekanntlich mit cmd-komma auf. Nur nicht im ScanSnap.

    Ganz allgemein kann man nur empfehlen, sich die Handvoll Tastaturkurzbefehle in gängigen Programmen zu merken: Beim fünften Mal weiß man sie dann auswendig. In Photoshop, InDesign oder Acrobat sind es vielleicht je 20, in TrueCrypt dafür wieder nur 5.

    Und wer einmal zugesehen hat, wie man ohne dieses überflüssige Maus-Gerutsche seinen Mac überwiegend mit der Tastaur bedient, der fragt sich, warum er das nicht schon immer so macht…

    Joba

  47. Kann der Scanner ein Dolument direkt als PDF an eine Mailadresse schicken OHNE dass der PC läuft?

    • Nein. Es wird immer ein PC/Mac oder iPhone/iPad benötigt als „Gegenstück“. Der iX500 besitzt kein eigenes Display oder Eingabemöglichkeit.

  48. Hallo Bernd,
    vielen Dank für Deine Anregungen. Ich bin gerade auf dem Weg mein Bureau etwas papierfreier zu machen und bin dabei über den iX500 gestolpert. Mit diesem Gerät bin ich dann auf Deiner Seite gelandet. Nochmals vielen Dank!http://www.rosenblut.org/wp-content/plugins/wp-monalisa/icons/wpml_good.gif

  49. Hi Bernd,
    ich hab mir das Ding auch gekauft, muss aber feststellen ich bin mit einem für mich sehr wichtigen Punkt nicht zufrieden: Das Ding kann nicht in die Cloud wie z.B. Dropbox scannen, sondern braucht dazu immer einen Rechner im Netz mit der Scanner-SW und scannt quasi nur in den Dropbox-Ordner dieses Rechners. Und der synchronisiert dann mit Dropbox. Ich halte daher die Aussage der Scanner scannt direkt nach Dropbox für irreführend und falsch. Warum mir das wichtig ist? Ich möchte nicht jedes mal meinen Laptop mit nach Hause nehmen um zu Scannen. Der Scanner sollte direkt nach DP synchronisieren und das ohne dazwischen geschalteten Rechner!
    Also für mich ein dickes Minus deswegen
    LG
    Hans

  50. Danke für die Vorstellung dieses Scanners, Bernd. Ich bin schon länger auf der Suche nach einem Gerät, das weitgehend ohne Doppeleinzüge arbeitet; der Fujitsu scheint da ja top zu sein. Da er mit unterschiedlicher Software verkauft wird, weiß ich bisher nicht, welche Version ich kaufen muss, damit meine Anforderungen erfüllt werden. Kannst du mir da weiterhelfen? Er müsste Folgendes können (bisher hat das für mich ein Brother-Multifunktionsgerät in Verbindung mit PaperPort erledigt):

    * Im Simplexmodus arbeiten – ist der dauerhaft einstellbar? (Wenn die Rückseiten auch bedruckt sind oder dort handschriftliche Anmerkungen von der Vorderseite durchscheinen, sollen sie auf keinen Fall mit eingelesen werden)
    * Man muss Seiten nachlegen können (z. B. ein 100-seitiges Dokument in mehreren Stapeln einlesen, ohne dass bereits nach dem Einzug des ersten Stapels dieser automatisch in einen Ordner gespeichert wird und ich am Ende alle Stapel selbst mit Acrobat verbinden muss)
    * Ich will mir VOR dem Speichern eines Scans in einen Ordner die eingescannten Seiten noch einmal anschauen und ggf. umsortieren, vereinzeln, löschen können usw.

    Welche Software muss dafür im Lieferumfang sein? Geht das überhaupt mit dem Lieferumfang oder müsste ich z. B. Nuance PaperPort noch zusätzlich kaufen?

    Andere Funktionen wie z. B. Durchsuchen/OCR sind für mich nicht wichtig, da ich nicht meine Ordner archivieren will, sondern Textseiten, die ich mit handschriftlichen Anmerkungen versehen habe, per Mail verschicke (statt faxen); das können eben auch mal 100 am Stück sein. 200 oder 300 dpi reichen für meine Zwecke aus. Ich arbeite mit Windows 7 und würde den Scanner auf jeden Fall ohne Acrobat kaufen, da ich A. Pro schon habe. Der Scanner soll hier ohne WLAN betrieben werden.

    DANKE schon mal!

  51. FUJITSU vermarktet relativ oft Software mit Bugs und auch unseriösem Gebaren oder unerwünschten Voreinstellungen. Deshalb hier ein Tip aus eigener Erfahrung (muß nicht auf jedem Mac und nicht bei jedem OS zutreffen:

    Wenn der Mac laufend aus dem Ruhezustand aufwacht, dann versucht idR irgendein Programm, sich ins Internet zu verbinden, ohne daß wir das erlaubt hätten. FUJITSUs ScanSnap tut das bei mir auch.

    Im selben Ordner mit dem „ScanSnap Manager“ liegt das Programm zum Updaten („AutoOnlineUpdater“ oder „AOU“) und ein eigenes Programm mit den Einstelungen dazu „AOUSetting“. Ein Programm für die Einstellungen eines Programms… Wie unelegant.

    Startes man „AOUSetting“, kann man dort das (laufende) automatische Verbinden zum FUJITSU-Server untersagen.

    Daß sich Programme automatisch irgendwohin einwählen, ist schon extrem unseriös. Daßa dabei auch noch oft Nutzerdaten und Einzelheiten zum Rechner übermittelt werden ist eher schon skandalös. Unterbuidnen kann man das bekanntlich mit LittleSnitch: Ihr werdert euch wundern, wie viele Programme laufend etwas ungefragt nach Hause senden.

  52. Bin über diesen Blog „gestolpert“ und habe alles tapfer gelesen. Bevor ich nun einen Händler glücklich mache, muss ich mich zwischen SS iX500 und SS ix500 Deluxe entscheiden. Kann mir jemand (für einen Techniklaien verständlich) die Unterschiede nennen? Danke vorab. (Habe ein kleines Windows-Netzwerk, arbeite viel mit ACT! und MS-Office)

  53. Hallo Bernd,

    echt toller Artikel. Ich habe eine Artikelserie geschrieben und deinen Artikel mal als Empfehlung weitergegeben:

    „– Für sehr viel Papier aufkommen (z.B. Arztpraxis, Rechtsanwalt, etc.) empfehlen ich: Fujitsu ScanSnap IX500
    Hier ein Test zu diesem Scanner auf rosenblut.de von Bernd Jäger (Klick) (20.6.2013)“

    Über das Papierlose Büro wird schon seit Jahren heiß im Netz diskutiert. Eine Standard Lösung gibt es nicht wirklich. Entweder das, oder Sie ist für Privatanwender so wie für Klein- und mittelständische Unternehmen kostentechnisch einfach nicht realisierbar.

    Im Prinzip kocht jeder irgendwie, irgendwo sein eigenes Süppchen. Vielleicht ist meine Artikelserie für Neugierige eine einsetzbare Verfeinerung der Suppe:

    – Wie dein Papierloses Büro mit Evernote wahr wird: http://wp.me/p3NN2s-1RHJ (Privatpersonen)

    – Wie dein Papierloses Büro mit Foxdox wahr wird: http://wp.me/p3NN2s-1X4A (Gewerblich)

    Grüße André

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