Papierloses-Büro: Erfassung & Ablage

In meinem ersten Artikel über das Papierloses Büro ging es um die Hardware die meinem gesamten Prozess zu Grunde liegt. Im heutigen Artikel liegt der Schwerpunkt auf Erfassung & Ablage. Da ich so viel wie möglich automatisieren möchte, setze ich unter anderem auf Hazel, ein wirklich großartiges Tool, das ich jedem Mac Anwender ans Herz legen möchte. Aber genug des Vorwortes, steigen wir ein.

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Grobsortierung

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Ihr kennt das, man macht den Briefkasten auf und wird mit allerlei Post begrüßt, unter anderem auch Werbung – die fliegt noch vor der Haustür in die Blaue Papiertonne. Somit landet nur noch tatsächliche Post die an meine Frau oder mich gerichtet ist in der Wohnung.

Vorsortierung

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Die verbleibende Post wird nun geöffnet und in ein Ablagefach zum Erfassen gelegt. Schreiben, die sofortige Aufmerskamkeit benötigen, beantworte ich natürlich sofort. Da wir ein Privathaushalt sind, kann die meiste Post aber ein paar Tage liegen bleiben, bevor sie in den Scanner wandert.

Der Fujitsu ScanSnap hat ein wirklich geniales Feature. Er kann auf dem Papier markierte Wörter als Schlüsselwörter im PDF hinterlegen. Dazu nimmt man einfach einen Highlighter (ich nutze einen grünen, der wohl besonders gut erkannt wird) und markiert einfach direkt auf dem Brief, der Rechung, etc. die Wörter die man als Schlüsselwörter haben möchte. Diese kleine Vorarbeit automatisiert wieder die Verschlagwortung für mich beim scannen.

Erfassung

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Wenn sich ein paar Tage etwas angesammelt hat, ist es Zeit für die Erfassung mit dem Fujitsu ScanSnap iX500 Grundsätzlich benutze ich für dafür die folgende Profileinstellung.

[new_royalslider id=“14″]

Durch dieses Profil erhalte ich:

  • Komplett durchsuchbares einzelnes PDF
  • Schlüsselwörter werden im PDF abgelegt
  • Farbige Dokumente bleiben Farbig
  • SW Dokumente bleiben SW
  • Alle Dateien werden im Dokumenten-Archiv Eingang hinterlegt
  • Dokumente erhalten die richtigen Namen (wichtig für Automatismus)

Der Richtige Dateiname

NAMING_rosenblut

Für mich ist es wichtig das ich so viel wie möglich automatisieren kann. Ein guter, eindeutiger Name ist daher extrem wichtig, denn ich lasse via Hazel den Dokumenten-Archiv Eingang überwachen. Hazel sortiert dann die entsprechenden PDFs in die passenden Unterordner.

Aufgrund des eBooks von David Sparks (was ich jedem Papierlosen-Büro Interessenten sehr empfehlen kann!) – habe ich mich für die folgende Namenskonvention entschieden.

JJJJMMTT – ART – (SUBTHEMA)

JJJJ steht für das Jahr, MM für den Monat und TT für den Tag. Bei einem einstelligen Tag wird eine führende 0 geschrieben. Der 12 April 2013 wäre dann 20130412.

Hier ein paar Beispiele wie das dann in echt aussieht

20130105 – versicherung – unfall.pdf
20130206 – beleg – sofa.pdf
20130928 – kontoauszug.pdf

Damit wirklich alles gleich aussieht, habe ich mich entschieden alles klein zu schreiben. So habe ich keine Dokumente die aus dem Rahmen fallen.

Der Vorteil der Namensgebung ist, das ich nicht in ein Dokument zu schauen brauche um grob zu erkennen um was es sich handelt.

Vor allem erleichtert es die Auflistung auf jeglichen Computern.

Wie soll ich die Daten ablegen?

DEPOSIT_rosenblut

Erst dachte ich mir, ich will auf jeden Fall eine super tolle Software mit allem Schnick-Schnack um meine gesamten Dokumente zu verwalten – bis ich das eBook von David Sparks gelesen hatte.

Er führt einen wichtigen Punkt an. Man stelle sich vor, das man sämtliche Daten in einer Anwendung erfasst, die Software ist toll und so stopft man immer mehr an Daten in diese Anwendung. Irgendwann, in ein paar Jahren, hat man ein riesiges Archiv. Was passiert nun wenn der Hersteller der tollen Software sich entscheidet das Produkt einzustellen? Was ist wenn man den Computer wechselt und es dort die Anwendung gar nicht gibt?

Jede Anwendung, die eine eigene Datenbank zur Verwaltung der Inhalte benutzt, ist somit ein Risikofaktor. Vor allem beim Papierlosen Büro, sollte man auf sehr sehr lange Sicht planen. Heute habe ich einen Mac mit OS X – ich habe keine Ahnung was für ein Computersystem ich in 5 oder 15 Jahren benutze.

Das alles brachte mich zur selben Entscheidung wie David Sparks. Ich nutze verschachtelte Ordner (max. 2 Ebenen) und lege dort alle PDF Dokumente ab.

Die Vorteile

  • Ordner & Dokumente können jederzeit komplett kopiert werden, das erleichtert ein schnelles Backup
  • Jeder Computer und Mobile Devices können mit der Struktur umgehen
  • Die Dateien liegen offen und in keiner Datenbank

Die Nachteile

  • Wer Zugang zum Rechner hat, hat Zugang zu den Dokumenten

Hier ein Auszug meiner Ordner-Struktur, man sollte sich nicht verkünsteln und unendlich viele Unterordner anlegen. Für mich gilt, ein Hauptthema und ein Unterthema. Alles andere ergibt sich im Datei Namen.

Bildschirmfoto 2013-06-24 um 16.46.24

Alle Dateien werden, wie bereits erwähnt, in einem sauberen Namensformat abgelegt, das ist auch wichtig – denn so greift Hazel automatisch ein wenn ich etwas in den !EINGANG! speichere.

Hier eine meiner Hazel-Regeln

Bildschirmfoto 2013-06-24 um 15.31.47

Sie sorgt dafür das jede Datei die das Wort gehalt beinhaltet sofort in den Unterordner Arbeit / Gehalt geschoben wird. Zusätzlich fügt Hazel für mich noch das Stichwort gehalt in die Spotlight-Kommentare.

Wenn ich etwas erfasse, was absolut in keine der wichtigen Gebiete fällt, wird es in Sonstiges gepackt. Aufgrund der einheitlichen Namensgebung bleibt aber auch dieser Ordner übersichtlich.

Backup? BACKUP!

BACKUPBACKUP_rosenblut

Nachdem ich also nun alles brav erfasst habe, es säuberlich in die passende Struktur abgelegt habe ist meine Arbeit erledigt, richtig? NEIN! Wie so oft gilt BACKUP BACKUP BACKUP! Vor allem wenn man diese Dokumente über Jahre hinweg gesichert haben möchte ich es notwendig einen Backup-Plan zu haben.

Mein derzeitige Backup Plan schaut wie folgt aus

  1. Der Dokumente-Archiv Ordner wird via Hazel auf eine externe FW800 Raid Platte gesichert sobald ein neues Dokument hinzukommt
  2. Einmal pro Woche werden alle Daten die neu ins Dokumenten-Archiv aufgenommen wurden auf meinem NAS abgelegt
  3. Einmal pro Woche wird eine verschlüsselte Datei mit alle neuen Daten aus dem Dokumente-Archiv Ordner auf einen Server per SFTP übertragen.

Somit habe ich zwei lokale und ein remote Backup. Würde ich täglich viele Dokumente erfassen würde ich Punkt 2. und 3. auch täglich einrichten, derzeit reicht mir der Interval aber völlig.

Dokumente wieder finden

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Nachdem man sich nun Woche für Woche ein Archiv an PDFs aufbaut, muss natürlich sicher gestellt sein das man diese auch wieder findet. Auf einem Mac hat man von Haus aus die Spotlight Suche, diese bedient sich neben den Dateinamen auch an Spotlight-Kommentaren die in einer Datei hinterlegt sind. Aber behalten wir im Hinterkopf – Apple könnte sich jederzeit entscheiden in Zukunft Spotlight-Kommentare nicht mehr zu unterstützen. Deshalb ist es gut das bei der Erfassung, direkt im PDF, auch Schlüsselwörter hinterlegt wurden.

Bei der Verschachtelte-Ordner-Methode ergeben sich zwei Wege auf meinem Mac. Suche ich z.B. einen Kassenbon von Ikea gehe ich den Ordner Belege und filtere einfach nach IKEA – schon erhalte ich eine Auflistung.

Da ich bequem bin und nicht unebdingt Lust habe mich durch Ordner zu hangeln gebe ich einfach IKEA in Alfred (oder Spotlight) ein – schon werden sämtliche IKEA Dokumente aufgelistet.

Was passiert mit den Original Dokumenten?

OLDDOCS_rosenblut

Nachdem man nun alle Dokumente in digitaler Form vorliegen hat, könnte man doch einfach alles Papier durch den Shredder jagen und in den Müll schmeißen – oder?

Leider nein, denn viele Dokumente werden auch nach der Digitalisierung in Papierform benötigt. Geburtsurkunden zum Beispiel, aber auch viele Steuerrelevanten Dokumente müssen in Papierform bis zu 10 Jahre vorgehalten werden. Da ich weder Steueranwalt bin, noch mich zu 100% auskenne, muss ich diese Frage offen lassen.

Ich persönlich hefte nach der Digitalisierung sämtliche wichtigen Dokumente nach wie vor in einem DINA4 Ordner ab, doch nun können sich diese auch ausserhalb meines kleinen Büros befinden (der Keller hat noch Platz!) – sollte ich mir ein Dokument ansehen kann ich dieses blitzschnell auf meinem Mac lokalisieren.

So ganz ohne Papier werden wir wohl nie auskommen…

Weitere Resourcen

Die folgenden Resourcen empfehle ich für das Thema Papierloses-Büro

Geektalk Sonderfolge 1
Geektalk Sonderfolge 2
David Sparks Paperless eBook

Software die eventuell auch interessant sein könnte (ich spiele noch immer mit der ein oder anderen Software, auch wenn ich das Ordner System einsetze)
DEVONthink Pro
iDocument
Paperless
Doo
Tagit

Und du?

Bist du schon Papierlos? Welches Gerät setzt du ein und vor allem welches Programm verwendest du zur Ablage und zum wieder finden? Hast du Verbesserungsvorschläge? Es würde mich brennend interessieren und ich würde mich über Kommentare dies bezüglich freuen.

Tipps von euch

tipps_rosenblut

Das Thema Papierloses-Büro ist auf großes Interesse gestoßen und in den Kommentaren sind richtig gute Tipps & weitere Vorschläge enthalten. Egal ob Software oder spezielle Workflow-Tipps – alles ist dabei und ich freue mich riesig das ihr alle so fleissig mit macht. Ich werde versuchen kurze Tipps direkt in den Artikel mit aufzunehmen, alles kann ich nicht aufnehmen, es lohnt sich also die Kommentare unbedingt zu lesen!

Marc:

  • Empfiehlt die Software Tagit (kostenlos) zum prüfen von vergebenen Tags und zum taggen (auch Batch geht!) von Dokumenten.
  • Hazel Regeln von Marc die den Prozess noch weiter automatisieren inklusive automatische Namensvergabe

Markus:

  • Schlägt die ISO Form für die Datums Vergabe im Dokumentennamen vor (ich hatte ursprünglich das US Format).

Kai:

Stephan:

 

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Bewertung 5 Sterne aus 92 Meinungen

Bernd

Mensch, Mann, Blogger, Screencaster, Gadgeteer, Early Adopter, Hobby Fotograf, Mac / Android / iPad User & MacDaddy. Besitzer von rosenblut.org und sehr aktiv bei YouTube, Twitter, Google+ und natürlich gibt's auch eine Facebook Fanpage für den Blog. Sollte euch mein Artikel gefallen haben, würde ich mich freuen wenn ihr bei eurem nächsten Einkauf bei Amazon, diesen Link benutzt. Für euch ändert sich nichts (Kaufpreis bleibt unverändert) und ich erhalte ein kleines Taschengeld.

Kommentare (49)

  1. Bei mir ist seit geraumer Zeit DEVONthink im Einsatz. Kann ich nur empfehlen. Die Datenbank schluckt alles, inkl. MP3’s usw. wenn es sein muss. Die ScanSnapSoftware arbeitet mit DEVONthink hervorragend zusammen – scannen, Texterkennung, Import, alles ein Abwasch. Durch die durchsuchbaren PDF’s spielt die Dateibenennung nur noch eine untergeordnete Rolle.
    Mit iDocuments habe ich eine Weile „rumgespielt“. Sieht nett aus, ein bisschen wie iPhoto für Dokumente. Aber eben leider nur dafür. Ausser PDF’s, DOC’s und ähnlichen Dokumentenformaten kann man nix anderes damit verwalten.

  2. Hi Bernd,

    wie immer von Dir ein toller Artikel. Eine kleine Anmerkung von mir.

    Ich probiere seit kurzer Zeit das Programm DOO aus, meines Erachtens mit sehr guten Ansätzen.

    Das beste finde ich, dass dieses Programm die Originaldateien nicht anrührt und somit auf eine, wie von Dir vorgeschlagene Ordnerstruktur, zugreifen kann.

    Das Programm selber hat nach meiner Erfahrung noch einige kleinere bugs; es ist aber zur Zeit auch noch völlig kostenlos.

    Der grundsätzliche Ansatz könnte vielleicht auch gut mit dem neuen Mac OS X Mavericks gelöst werden, wenn ich die TAGS richtig verstanden habe (oder sind es für ein DMS vielleicht zu viele?)

    • Die in Mavericks kommenden Tags setze ich auf einer separaten Instanz (eigenes Laufwerk, keine echten Daten) gerade ein und spiele ein wenig damit herum. Die grundsätzliche Frage ist wie und wo die Tags gespeichert werden. Sind sie nicht in der Datei selber „eingearbeitet“ könnte es Probleme bei einem Umzug auf ein anderes System geben.

      DOO gefällt mir vom äußerlichen schon sehr gut, ich habe damit allerdings ein Problem (Sonderfall!) weil mein gesamtes OS X von einer externen Thunderbolt SSD läuft und hier läßt DOO die Erstellung des Stammordners nicht zu. Es verlangt eine interne Festplatte für den Stammordner. Sobald das erstellen des Stammordners auch auf externen Laufwerken funktioniert bin ich sehr gerne bereit es weiter zu probieren.

      • Die Dokumente kannst du mit TagIt oder Doo testen. Zieh die mal auf die jeweiligen Programm Icons und die zeigen dann an, was sie erkannt haben.

  3. Prima Zusammenstellung. Ich merke, wir „ticken“ in die gleiche Richtung, ich mache das seit Jahren ähnlich mit einem Scansnap S500M. Was ich anders mache:
    Ich vergebe keine aussagekräftigen Namen, sondern belasse es beim Datum. Ich verlasse mich hier völlig auf Spotlight und wahrscheinlich hast du Recht, man sollte sich auf die Unterstützung vielleicht nicht zu sehr verlassen.
    Ich habe im Prinzip für jedes Jahr einen Ordner mit vier Unterordnern (Quartal), da wandert alles hinein.
    Ich vertagge meine Dateien mit leap, die Suchfunktion ist besser als Spotlight.
    Du hast Recht, man kann nicht alles wegwerfen. Damit ich keine Papierordner führen muss, stemple ich auf die zu scannenden Seiten eine Nummer. Das Papier wird anschließend in eine Hängemappe abgelegt, die alles mögliche beinhaltet. Anhand der Nummer auf dem Scan kann ich dann das Original schnell finden.

    Was ich nicht wusste ist, dass die scansnap Software markierte Teile als „Tag“ speichert. Das muss ich dringend testen! Und… vielleicht sollte ich mich mal näher mit Hazel beschäftigen.

  4. Hallo Bernd,

    ich benutze wie einer meiner Vorposter ebenfalls DEVONthink, allerdings in der Version Pro Office. Dort kann ich mehrere Datenbanken für verschiedene Zwecke (bei mir: Arbeit, Schriftverkehr, Dokumentationen etc.) anlegen. Meine Dokumente scanne ich über einen Brother MFC ein – anschließend kopiere ich diese in einen INBOX-Folder, der direkt in DEVONthinks Ablage hereinkopiert. Die Dokumente werden sofort OCR gescannt und anschließend durch Filter abgelegt. Meine jeweiligen Dokumente finde ich dann entweder durch Tags, Stichworte im Dokument oder anhand eines Namensschemas wieder. Ich habe so meinen gesamten Schriftverkehr der Jahre 2004 bis heute digitalisiert (mehrere tausend Dokumente). Mittels ChronoSync sichere ich meine Datenbanken wöchentlich auf ein NAS, welches dann wöchentlich ein Backup auf eine externe Festplatte zieht.

    DEVONthink nutze ich aber auch nebenbei für mein Studium: alle Notizen, Lesetexte, Recherchen etc. wandern in eine Datenbank und sind somit jederzeit abrufbereit.

    • Hallo Patrick!
      Ich bin gerade am Umsteigen von Win auf Apple; und überlege auch DEVON Think Pro einzusetzen …
      Was mich „stört“, ist eben das hier in dem tollen BlogArtikel beschriebenen „Datenbank-System“.

      Derzeit nutze ich unter Windows PAPERPORT 14 und bin soweit zufrieden, denn es macht was es soll und ich habe trotzdem jedes Dokument in einer ganz „normalen“ Ordnerstruktur auf der Platte.

      Gibt es denn nicht auch gute paperless-Tools für Mac OSx, die genauso arbeiten, sprich die Dokumente in „normalen Ordnern lassen?!?
      Oder habe ich es lediglich falsch verstanden, dass z.B. DEVON Think die Datenbank nur für interne Zwecke nutzt, die Daten aber weiterhin als Dateien (PDF, JPG etc.) in Ordnern vorliegen?!

      DANKE!

      Gruß,
      Nils

  5. Hi Bernd!

    Meine 50c dazu… :-)

    Du verwendest Hazel, um die Datei zu verschieben. Hast du den Dateinamen selber eigegeben? Das kann Hazel auch.

    Meine Hazel Regeln:

    Datum im PDF vorhanden -> touch datei. Wegen dem Batch Scannen, zum Beispiel am Wochenende. So wird das korrekte Datum, des Schreibens, auch der Datei zugewiesen.

    Schlagwort im PDF vorhanden -> datei umbenennen in „Datum – Schlagwort“. Wenn Schlagworte vom ScanSnap erkannt wurden.

    Kein Schlagwort gefunden? -> Datei im Vorschau öffnen und das gratis Tool „TagIt“ starten, mit dem ich dann Schlagworte vergeben kann. Für Dokumente, wo ich den Textmarker nicht verwenden kann oder will. TagIt setzt OpenMeta Tags, die von Dokumentenverwaltungen übernommen werden. Erspart das spätere Verschlagworten. Das ist aber auch nur interessant, falls man eine Dokumentenverwaltung einsetzt.

    Bestimmte Schlagworte werden noch weiter automatisiert, je nach Bedarf. Steuerrelevantes könnte z.B. das Schlagwort „Steuer“ bekommen.

    Das Hazel noch zusätzliche Spotlight Kommentare anlegt, ist übrigens nicht nötig. Wenn Hazel die Stichworte erkannt hat, dann findet die auch Spotlight.
    Den Textinhalt durchsucht Spotlight auch und damit findet man jede Dokument sofort, auch ohne Ordner und Dateinamen. Die meisten Dokumente habe ich noch in einem Sammelordner, weil Spotlight auch ohne Ordner und Schlagworte funktioniert.

    Hazel kann die Schlagworte und Dateinamen übrigens auch noch vereinheitlichen. Die Optionen sind etwas versteckt und man muss die Platzhalter anklicken. Dabei kann man alles klein schreiben lassen oder auch den ersten Buchstaben gross.

    Die Bedenken, zu Datenbanken, sind richtig. Es gibt aber etliche Dokumentenverwaltungen, die keine Datenbank verwenden, sondern Ordner – ala iTunes oder iPhoto. So kann man die PDFs auch noch finden und weiterverwenden, wenn die Software durch Sonnenflecken, Aliens oder einem OS Update auf einen Schlag den Betrieb einstellt.

    Zur Sicherung der Ordner: ich habe sie in einem verschlüsselten Image angelegt. Backup wird stündlich von Timemachine und CCC gemacht. Verwendest du Timemachine nicht? Sehr praktisch, wegen der Versionen.
    CCC wird dann interessant, wenn die Boot Partition zerstört wird. Man hat so immer einen Ersatz zum booten.

    • Hallo,

      Kannst du deine Regeln mal genauer beschreiben von Hazel. Bei mir funktioniert es nicht. Weder mit Spotlight noch mit Schlagwörtern die Datei umzubenennen. Die Dateien werden nicht erkannt.

      Leider funktioniert es mit dem Scanner auch nicht gut (auch nicht mit grün) Schlagwörter zu definieren.

      Ich benennen die Dateien noch mit der Hand um und erstelle mir vorher regeln dazu (z. B. Strom oder Lohn Robert usw.

      Gruß

      Robert

    • Hallo Marc,

      der Workflow ist super, allerdings komme ich mit dem Touch Script nicht klar.
      Kannst du mir hier evtl. helfen?

      Grüße
      Uwe

      • Hallo Marc,

        vielen Dank für Deine Anregung bzgl. Deines Workflows – allerdings muss ich mich meinem Vorredner anschließen:

        Kannst Du mir vielleicht nähere Infos zu dem Touch Script geben?

        Danke,

        Sebastian

  6. Hallo Bernd!

    Was für ein Thema – Ich habe da auch noch keine Lösung und freue mich sehr für solch einen Beitrag. Das Thema werde ich sehr gerne verfolgen. Beitragen kann im noch wenig, außer das ich auch seit Jahren Ordner im System auf jedem PC oder MAC verwende. Hier und da erkennt man sich bei Dir im Beitrag wieder. Also bitte weitermachen!!!

    Gruß Frank

  7. Hi Bernd,

    mein Workflow ist relativ ähnlich zu Deinem – ich denke was Hardware angeht braucht man nicht viel zu sagen, ich denke die ScanSnap-Geräte gehören fast zum »Standard«. Für die Ablage & Verwaltung nutze ich, wie du auch, Hazel – allerdings in Verbindung mit DEVONthink office pro inkl. drei NAS-Systeme für die reine Verwaltung der Dokumente.

    Aber auch wie du, möchte ich vorbeugen, falls DEVONthink irgendwann mal nicht mehr weiterentwickelt werden sollte. Daher kommen die Dokumente nach dem Scannen, korrekt benannt, in einen »Posteingang«-Ordner, auf welchen die entsprechenden Hazel-Rules greifen. Diese Dokumente werden dann einmal per Hazel in eine feste Ordnerstruktur auf NAS #1 verteilt und gleichzeitig auch in die DEVONthink-Inbox die auf NAS #2 liegt kopiert.

    So habe ich die Dokumente in dem DMS, welches ich aktuell nicht mehr missen möchte, aber für den Fall der Fälle auch ordentlich benannt auf meiner Festplatte. NAS #3 dient als reines Backup-System mit gespiegelten Festplatten, auf das einmal im Monat alle Dateien (sowohl DEVONthink-DB, als auch Ordnerstruktur) kopiert werden. NAS #3 liegt – auch auf Grund geschäftlicher Daten – den Großteil des Monats in einem Bankschließfach.

    Viele Grüße,

    Kai

  8. Immer wieder verrückt, wie man sich mit dem Finder schnell, einfach und unkompliziert organisieren kann, ne? Man braucht nicht für jeden Mist ein Extra-Tool ;o)

    • Hehe du bist der zweite der mich darauf anspricht. Ich habe 6 Jahre in den Staaten gelebt und das hängt mir noch immer nach.

      Ich werde es im Artikel anpassen, da es wohl hier in DE anders mehr Sinn macht.

      • Ah. Ok.
        Ist also reine Geschmack Sache.
        Hatte schon die Befürchtung das es mit den Workflow bei andere Schreibweise Probleme gibt.

        Mich würde echt mal interessieren woher das kommt das die USA diese Schreibweise hat….

        • … Das Datum rückwärts zu schreiben hat einen anderen „einfachen“ Grund:

          Wenn man danach sortieren möchte! Es sind für die Sortierung ja keine Datumsangaben (wie etwa in einer Exceltabelle) mehr, sondern nur Ziffernfolgen. Einfach mal mit z.B. 01.03.2011; 19.01.2011; 22.02.2010 überlegen.

          Dies funktioniert in einem Ablagebereich wenn das Datum zu Beginn steht nicht, wenn es im „deutschen“ Format geschienen wurde. Wenn das Datum immer z.B. nach dem Begriff „Rechnung“ geschrieben wurde ist es ebenfalls mit einfachen Bordmittel korrekt sortierbar.

  9. Eine tolle und ausführliche Anleitung. Danke.
    Ich habe auch mal überlegt meine Dokumente papierlos zu machen, aber genau dein letzter Satz war auch mein Gedanke. Was passiert mit den Originaldokumenten. Viele Dinge braucht man leider doch gedruckt. Und somit würde für mich nur ein Argument für die papierlose Art zählen: schneller finden
    Da ich aber auch offline eine saubere Sortierung der Akten / Rechnungen / Dokumente pflege, ist der griff zum richtigen Ordner und der Suche nach dem Dokument natürlich etwas langsamer als nur den Namen beim Finder einzutragen. Aber wir reden hier von ca. 10 Sekunden.
    Da der vorgestellte Scanner leider (auch wenn der ne super Arbeit verrichtet), leider recht teuer ist. Ist der Preis/Nutzenfaktor nicht gegeben.
    Mal sehen wo die Zukunft hingeht. Sobald man immer mehr Dokumente digital (wie inzwischen Rechnungen und Kontoauszüge) bekommt, wird das papierlose Büro automatisch zu diesem werden :) Denn einen Baum kann man mit der aktuellen Methode leider noch nicht retten :)

  10. Meine Anfrage bei DOO bezüglich der Erstellung des Stammordners auf einer externen Festplatte wurde beantwortet:

    Zitat aus der Mail:
    „Tatsächlich ist aktuell die Erstellung des doo Ordners nur auf der internen Festplatte möglich. Dies ist für die Zukunft zwar nicht ausgeschlossen, allerdings auch aktuell nicht fest eingeplant, da eine Umsetzung recht komplex wäre.“

    Bedeutet für mich (da mein OS X System von einer externen SSD läuft) das ich DOO leider nicht einsetzen kann. Ich bin sicherlich eher der Sonderfall, aber nun gibt es eine offizielle Aussage.

    • Genau diese Antwort habe ich auch erhalten – echt schade für DOO. Aber das Geschäftsmodell von DOO funktioniert eben anders. Die wollen ja ihren Cloud Service verkaufen. Ich würde aber gerne meine Daten auf meinem Server halten und nicht bei DOO oder Dropbox, etc.

  11. Wie der erste Artikel zu dieser Serie ist auch der zweite Artikel wieder sehr interessant.

    Ich mache das von der Methodik etwas anders und finde auch den Einsatz von DEVONthink nicht so kritisch. Dann müsste man sich mehr über das PDF Format Gedanken machen. Was ist, wenn dieses Format nicht mehr unterstützt wird? An die Dokumente in DEVONthink komme ich immer noch ran. Wenn ich aber das PDF nicht mehr öffnen kann, dann habe ich Pech gehabt. Aber das wird wohl nicht passieren …

    Mein Ziel bei der Archivierung war in erster Linie alle Aktenordner aus der Wohnung zu entfernen. Deswegen bekommt bei mir jedes Dokument einen Eingangsstempel (Datum oder eine fortlaufende Nummer ist dabei eigentlich egal) und wird dann gescannt und in einem Ordner abgelegt. Ist der Ordner voll bekommt er den ersten und den letzten Eingangsstempel aufgedrückt und landet im Keller. Und dabei ist es völlig egal ob das jetzt Rentenunterlagen, Steuerkrams oder meine Gehaltsabrechnungen sind.

    Sollte ich dann wirklich mal das Original benötigen, schaue ich einfach auf den Eingangsstempel des Scanns und suche mir den Ordner im Keller. Und dort finde ich dann das Original.

    Vorteil der ganzen Geschichte – ich habe nur noch einen Ordner in meinem Büro zu stehen. Und zwar der Ordner, der noch nicht ganz voll ist :-)

  12. Sehr, sehr cooler Artikel zum Thema. Werde ich als deutsche Referenz zum Thema nehmen, falls mal jemand fragt :)

  13. Danke für den Beitrag! Habt ihr Erfahrung mit Prizmo (OCR App) und/oder Doxie (Scanner)?

  14. Sehr guter Artikel….
    Danke

    ginbs zu dem Buch von David Sparks Paperless eBook auch eine deutsche Alternative?

  15. Hallo Bernd
    Super Artikel.
    Ich will schon lange so ein Fujitsu Scanner.Ist mir aber leider zu teuer.
    Hab deshalb beim Geektalk-Gewinnspiel mitgemacht:)
    Sorry für den Hinweis auf eine andere Website.

    Hab eine Frage zu Deinem Remote-Backup:
    Du zahlst etwas dafür monatlich, oder?
    Wenn ja-wo machst Du das?
    Es gibt viele Anbieter für „ausserhalb“.
    Welchen soll man nehmen…

    Frage mal vorsorglich zur Vorbereitung.

    Liebe Grüsse

    Stefan

    • Absolut kein Problem. Geektalk hat mich damals überhaupt erst auf die Idee mit dem iX500 und Papierloses Büro gebracht :O)

      Der Server ist von einem meiner besten Freunde. Daher kann ich da keine Empfehlung direkt geben. Wichtig wäre nur das der Server SFTP zwecks sicherer Verbindung unterstützt.

  16. Ich nutze DevonThink Office Pro in Verbindung mit dem Fujitsu ScanSnap S1500M.
    Nutze ich seit etwa 2 Jahren und habe ca. 30.000 Scans hinter mich gebracht. Meine Datenbank beträgt hierbei ca. 30 GB. Scan ist auf automatisch eingestellt (also meist 300 dpi bei SW und Farbkopie).
    Ist für mich die beste Variante. Alle wird eingescannt, anschließend in DevonThink geschoben. Dort läuft sodann die Konvertierung in ein PDF+Test File, damit man die Datei anschließend per Suche finden kann. Anschließend dann eine grobe Ordnerstruktur, um nicht alle Dokumente im Eingang zu haben.
    Die Suche bei DevonThink ist so ziemlich das Beste, was der Markt bietet.

    P.S. Unterlagen, die man zwingend im Original benötigt, werden natürlich im Aktenordner abgelegt. Aber diese eigentlich nur aus Zwang. Sollte ich eine Info hierzu benötigen, dann ist die Suche bei DevonThink wesentlich schneller, als den Ordner zu holen und zu blättern.

    Alles andere wandert direkt in den Aktenvernichter.

  17. Pingback: ScanSnap S1300i – So muss scannen aussehen | Phasenkasper

  18. Hi,

    ich habe mal ne frage zu der Durchsuchbarkeit der erstellten PDF Dokumente. Ich habe jetzt schon so einige Scans mit dem ScanSnap hinter mir und reichlich PDFs erstellt. Die sind auch alle durchsuchbar wenn ich sie öffne und die Suchfunktion der Vorschau.app nutze.

    Das Verzeichnis welches für die dauerhafte Speicherung der Dateien nutze ist auf einer externen Platte. Spotlight findet nun leider keine der Wörter im PDF Dokument wenn ich in der Spotlightsuche suche.

    Woran kann das liegen. Ich habe den Index der Spotlightsuche über einen Terminalbefehl schon zurück gesetzt aber erfolglos.

    Grüße M.

  19. Pingback: Hazel – Lass deinen Mac für dich arbeiten (Gewinnspiel) | Phasenkasper

  20. Vielen Dank für den super Beitrag. Da werde ich mir was von abschauen. Der Scanner ist leider wirklich kein Schnäppchen, mal schauen ob es Alternativen gibt.
    Was ich noch nicht kapiert habe: Wenn die Dokumente eingescannt werden, wie geschieht da die Benennung der PDF-Datei nach dem Schema JJJJMMTT – ART – (SUBTHEMA)? Manuell?

    Grüße

    • Ja die Vergabe des Namens mache ich manuell. Ich habe schon viele Scanner gehabt, aber der iX500 schlägt sie alle in Sachen Speed, Benutzung und Platzbedarf.

      • Dann werde ich über die Investition mal nachdenken. Du bist schuld! :)
        Eine Frage noch: Es ist wahrscheinlich obligatorisch, dass der Mac läuft, wenn ich scanne, oder kann ich auch Sachen einscannen und irgendwann, wenn ich den Rechner einschalte alles übertragen?

        • Mit der Schuld kann ich leben ;-) Mac/PC muss laufen da der Scanner keinen eigenen Speicher hat. Oder eben direkt auf ein iPad scannen. Aber auf jeden Fall muss ein Zielgerät laufen.

          • Quittungen scannt Ihr ja wahrscheinlich auch ein – hebt Ihr da die Originale auf? Ich könnte mir vorstellen, dass, wenn ich im garantiefall mit meiner PDF-Datei in den Laden laufe, dass Original benötigt wird, oder? Anders als A4-Briefe lassen die sich nur so doof archivieren…

            • Ich drucke dann die PDF aus und renne damit zum Händler. Tatsächlich hat mich man erst neulich darauf hingewiesen, dass ich bitte die original Rechnung mitbringen solle. Daraufhin meinte ich, ob es wirklich deren Ernst sei, dass sie der festen Überzeugung sind, dass Thermopapier seine Lesbarkeit über 1 3/4 Jahre behält. Es war zwar dann der Marktleiter nötig um die „gescannte“ Rechnung zu akzeptieren, aber sonst bisher keine Probleme.
              Rechtlich weiß ich nicht, wie es aussieht.

  21. Hi,
    tolle Infos! Was bringt denn das Textmarkern und Verschlagworten, wenn Du durch OCR eh die ganzen PDFs durchsuchen kannst?

  22. Vielen Dank für diese super Anleitung! Könntest Du mir bitte sagen, welche Version des Scansnap-Managers Du installiert hast? Bei mir taucht der Punkt „Markierten Text als Schlüsselwort übernehmen“ nicht auf. Ich habe Scansnap Manager Version 3.2 L62 installiert. Da ich einen S300 an einem Mac verwende, bin ich mir nicht sicher, ob alle neueren Versionen des Tools mit meinem Scanner zusammenarbeiten (der S300 war damals ja für den Windows-Betrieb vorgesehen, mit Workarounds bekommt man ihn aber auch am Mac zum Laufen).

  23. Pingback: Papierloses Büro | timfengler

  24. Hallo
    Danke für den Beitrag. Bin auch seit einiger Zeit am Scannen. Habe aktuelles gescannt und auch
    rückwirkend versucht alles wichtige zu scannen.
    Bei der Ablage noch eine Ergänzung. Das noch vorhandene Papier lege ich auch in einen Ordner ab. Dort habe ich einfach ein Register von Januar – Dezember. Dann wird das Papier nach dem Scannen in den Monate abgelegt wo ich gescannt habe, resp. die Rechnung zum Zahlen war. Ohne alles noch zu stempeln oder so. Auch hier finde ich das Papier relativ schnell wenn ich den Monat weiss.
    Gruss Diri

  25. Noch eine Frage zum Scanner. Es werden jetzt Deluxe-Versionen angeboten. Stimmt mein Eindruck, dass es sich nur um ein zusätzliches Software-Packet handelt und der Scanner noch genau so ist wie vor einem Jahr? (gemeint ScanSnap)
    Danke für die Antwort
    Gruss
    Diri

  26. Hallo,
    Danke für diesen tollen Artikel.

    Ich bin nun seit kurzem auch Besitzer des ix500 und Hazel.
    Ich scanne damit die Warenbewegung meiner Firma (Bestellung-Eingang-Ausgang)
    und möchte dies so simpel wie möglich halten.
    Somit kann ich mir zwei Ordner Papier im Monat sparen ;) nur Rechnungen behalte ich im Original.
    Ein Ordner und drei Unterordner genügen, denn über Spotlight ist alles ja schnell auffindbar.
    Backup mache ich über Time Capsule und externen Festplatte.
    Ich markiere (grün) auf den Dokumenten die Auftragsnummer, Vorgangsart, Lieferant und Datum.
    Die Schlüsselwörter wandelt Hazel mir dann in einen Dateinamen und sortiert die Dokumente in den richtigen Ordner.

    Jedoch gibt es für mich ein großes Manko an der Sache; vielleicht hat hier ja Jemand eine Lösung???
    Nachdem Hazel den Scan umbenannt hat kann ich keine Schnellvorschau (Leertaste) der pdf sehen,
    was mich extrem beim kontrollieren behindert.
    Wie sieht das bei euch aus?
    Gibt es hierfür eine Lösung?

    Gruß
    Dennis

  27. Hallo,

    danke für den Super Artikel.
    Habe mit den ScanSnap gekauft – bin super zufrieden.
    Verwend ihn unter OSX.

    Drei Probleme habe ich noch im Prozess, den ich so ähnlich wie vorgeschlagen umgesetzt habe,

    – bei Dokumenten mit einem farbigen Logo funktioniert das mit dem Markieren und als PDF Schlagwort vergeben nicht (Wird einfach nicht erkannt). Gibt´s da einen Trick?

    – Wie handelt Ihr das, wenn in einem zu scannenden Stapel ein und mehrseitige Dokumente sind.
    Ich habe mal was von Trennblättern gehört, die man zwischen die Dokumente packt oder eine Markierung, z.B. Barcode auf der ersten Seite – Geht sowas mit dem ScanSnap?

    – Ich würde gerne den „Inhalt“ eines Barcodes auf dem Dokument in einem Schlagwort haben, gibt es dafür einen Trick?

    Letzte Frage: Kennt Ihr ein am besten deutschsprachiges Forum zum ScanSnap, auf dem man Fragen wie diese los werden kann?

    Danke Susana

  28. Hallo,

    es ist ein toller Beitrag zu dem Thema und ich danke dem Autor hierfür, denn ich werde mich dem Thema jetzt annehmen.

    Wie habt Ihr die Papierablage in die bestehende Ordnerstruktur integriert? Trennt Ihr die generierten PDF´s strickt oder integriert Ihr sie in die bestehende Struktur?

    Vielen Dank vorab für Eure Anregungen.

    Kai

  29. Danke für den wirklich guten Beitrag.
    Bei der Archivierung von Dokumenten muss man höllisch aufpassen, dass man nicht Sklave der Technik wird. Denn jedes zu scannende Dokument kostet Zeit. Sinn von digitalen Archiven ist es etwas auf einer Festplatte schneller zu finden, als in einem Holzregal – aber wie oft ist das der Fall im täglichen Leben? Ordnung zu halten kostet Energie. Ist diese höher als Unordnung kostet es also Lebenszeit, aber wofür ;-) ?
    Also gut überlegen, was man scannt, denn der Aufwand ist durchaus hoch, auch wenn er mit Hard- und Software immer einfacher wird.
    Von Datenbanken würde ich mich nie abhängig machen, deshalb kann man es nur unterstützen sich eine ordentliche Ordnerstruktur im Finder zu überlegen – macht man ja bei Heftern im Regal auch.
    Noch ein Tipp zur Ablage von Originaldokumenten: Sofern es sich nicht um mehr oder weniger lebenswichtige Dokumente handelt (Geburtsurkunden, Berufsabschlüsse, …, KfZ-Brief …), die man trotzdem aufheben muss, empfehle ich immer die aufwandsarme chronologische Ablage. Ein Hefter und immer oben drauf abheften. Finden kann man so ein Originaldokument ja schnell, wenn man das Datum im Mac findet. Hier ist der Aufwand bei Suchen/Blättern in der Summe im Jahr sicher geringer als sich eine papierne Ablagestruktur auszudenken und durchzuhalten.

  30. Pingback: Folge 83: Der Fitbit am Drumstick | raidenger.de

  31. Hallo Bernd,

    tolles Thema. Ein sehr guter Beitrag. Auch ich habe mir nun den Fujitsu ScanSnap iX500 bestellt und war zuvor schon dabei, mit einem Multifunktionsgerät meine Dokumente einzuscannen. Bei der Recherche nach dem ScanSnap bin ich durch Zufall auf Deinen Blog gestoßen und war begeistert. Deinen Workflow werde ich auch so übernehmen.

    Worüber ich mir nur Gedanken mache, ist, warum vergibst Du für Deine PDF-Dateien Schlüsselwörter, wenn der Scan doch eh mit einer OCR-Erkennung durchläuft? Spotlight durchsucht doch das gesamte Dokument.

    Soweit ich das nun verstanden habe, nutzt Du Hazel für die Verschiebung der Dokumente in die entsprechenden Ordner. Lohnt sich dafür eigentlich die Anschaffung? Und darüber hinaus muss Hazel auch erst einmal mit einer entsprechenden Regel belegt werden. Gibt es das Programm auch in deutscher Sprache?

    Deine Erfahrungen, die Du hier geschildert hast liegen nun schon ungefähr zwei Jahre zurück. Lebst Du immer noch im „papierlosen Büro“ oder hat dich der Beleg-Alltag wieder eingeholt? Gibt es neue Erfahrungen?

    Ich bin auf Deine Antwort sehr gespannt.

    Danke

    Michael

  32. Hallo,

    vielen dank für die super Anleitung. Ich konnte vieles übernehmen. Sehr schön und klar gelöst, ich habe allerdings das ganze über mein iPhone kostengünstiger gelöst auch nach dieser Anleitung, vielleicht hilft das ja dem ein oder anderen
    https://www.youtube.com/watch?v=bWsrk-1nUZw

    Viele Grüsse
    Martin

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