Papierloses Büro & Haushalt: ScanSnap Receipt  – Kassenbons aber ordentlich!

Ich bin ja schon länger beim Papierlosen Büro – eine Sache die ich damit unter anderem mache ist – ich scanne Kassenbons für Garantie Unterlagen oder eben einfach weil ich einen Überblick behalten möchte. Das Thema Kassenbons geht nun dank der Software ScanSnap Receipt von Fujitsu noch viel einfacher und vor allem besser von der Hand. Die Applikation ist seit September 2015 verfügbar. Ich habe sie allerdings erst heute durch die Update Funktion im ScanSnap Manager für mich entdeckt.ScanReceipt_INTRO_Rosenblut

Wer bereits einen Fujitsu Scanner wie z.B. den Fujitsu ScanSnap iX500 hat kann die Software über das Software-Update kostenlos nachladen. Einmal installiert, kann man ab sofort vorhandene Kassenbons importieren oder eben neue scannen. Somit war es keine vergebene Mühe, schon vorher seine Kassenbons zu scannen – jetzt kann man diese ordentlich verwalten.

Das wirklich coole an der Sache. Der Kassenbon wird per OCR ausgelesen und somit alle wichtigen Daten wie Summe, Karte, Zahlart, Händler direkt in eine Tabelle übernommen und aufsummiert. Auf Wunsch kann man den gesamten Datensatz als .CSV exportieren, um es  z.B. in Excel oder einem Haushalts bzw. Rechnungs-Applikation weiter zu nutzen.

Ihr könnt zudem den Kassenbons Kategorien und Subkategorien vergeben – also z.B. Essen als Hauptkategorie und  Lebensmittel und Restaurant als Subkategorie.

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Grandiose Sache, die selbst mit meinen zerwurschelten Kassenbons zurecht kam. Einzig bei dem Erkennen von Händlern klappte es nicht immer, aber man kann sehr schnell Korrekturen vornehmen und zukünftig sich aus dem Drop-Down-Menü bedienen. Wenn man sich das tippen von Händlernamen ersparen will, kann man dem OCR-Dienst ein wenig auf die Sprünge helfen. Hierzu geht man in die Detail Ansicht die man korrigieren möchte und klickt das OCR Symbol und wählt dann den Bereich aus und vergibt die Zuordnung.

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Damit das ganze auch sehr flott von der Hand geht empfiehlt es sich ein Profil im ScanSnap Manager extra für Kassenbons zu erstellen.

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Um so effizient wie möglich von nun an Kassenbons zu scannen, habe ich mich entschlossen diese Datei NICHT nach dem Scan umzubenennen. Die Dateien werden mit dem Datum des Scans einfach in einem eigenen Ordner Namens Kassenbons abgelegt, danach öffnet sich ScanReceipt. Ebenso scanne ich nur eine Seite, da meistens auf den Kassenbons auf der Rückseite für mich keine relevanten Sachen stehen.

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Fazit

ScanSnap Receipt sollte man auf jeden Fall nutzen wenn man es ernst meint mit dem Papierlosen Büro (oder Haushalt).  Ebenfalls können Leute die beruflich ein Fahrtenbuch führen Tankbelege für Dienst und Privatfahrten auseinander halten. Die Software ist relativ einfach in der Anwendung und da man auch bereits vorhandene Scans darin importieren kann, hat man auf jeden Fall alles im Überblick.

Sollte euch noch der passende Scanner fehlen kann ich nach wie vor den Fujitsu ScanSnap iX500 empfehlen. Einen ausführlichen Bericht dazu habe ich hier geschrieben.

Mehr zum Papierlosen Büro von mir…

Papierloses-Büro: Fujitsu ScanSnap iX500 – ein absoluter Traum!
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29 Antworten auf „Papierloses Büro & Haushalt: ScanSnap Receipt  – Kassenbons aber ordentlich!“

  1. genau das was ich mir immer gewünscht habe (aber auch noch nicht entdeckt hatte nach dem update)!! muss ich gleich heute ausprobieren. Und dann weg mit all den Kassabons, die eh nach ein paar Monaten nicht mehr lesbar sind.

  2. Habe das Programm auch gestern getestet. Im Prinzip wie von Dir beschrieben gut und übersichtlich, aber was wirklich fehlt, ist die Suche nach Artikeln oder Artikel-Nummern.

    Bis diese Funktion nachgerüstet wird, bleiben meine Bons im ScanSnap Organizer, da geht das wenigstens.

  3. HI

    kann das Update fahren wie ich will das taucht bei mir nicht auf ScanSnap Receipt. Kann das sein, dass dieses Feature nur Anwendern zusteht die > Maverricks haben? Also Yosemite oder El Capitano?Dann wäre das sehr ärgerlich! Weil ein OS Update kommt nicht in Frage dann lieber keine Receipts.

  4. Hm, Update geladen – weit und breit nichts von der App hier zu finden.

    Auch wie auf deinem Screenshot oben, taucht die nicht in diesem Pulldown-Menü auf.

    Gibts da einen Trick, dass die gefunden wird?

  5. Schade, bei mir wurde zwar ein Update installiert, ich habe das Programm aber nicht gefunden. Wahrscheinlich klappt das nicht mehr mit dem ScanSnap S1500M.https://www.rosenblut.org/wp-content/plugins/wp-monalisa/icons/wpml_cry.gif

  6. Bei mir wurde der Download von Receipt erst angeboten, nachdem ich manuell den ScanManger “upgedated” habe. Mein S1300i is knapp 2 Jahre alt, die online update Funktion hat gemeldet, dass alles auf dem neusten Stand sein. Nach manuellem update wurden plötzlich alle Module (auch Abby auf 5.0) zum update angeboten, und Receipt war dann auch verfügbar.

  7. Hallo liebe Rosenblut Fans,

    auch ich bin am verzweifeln, da ich die Software wirklich brauchen könnte. Ich habe etwas nachgeforscht und einen Link gefunden. Hier kann man sein Gerät auswählen und die Software nach Eingabe von Produkt und Seriennummer herunterladen.

    Leider gibt es die Software nicht für alle Scanner. Werde mir jetzt einen neuen kaufen, da ich diese Software dringen brauche.

    Ich hoffe der Link hilft euch weiter.

    http://www.fujitsu.com/global/support/products/computing/peripheral/scanners/scansnap/software/

    Viel Erfolg

    1. Ende Januar/Anfang Februar geht es weiter. Der Umzug und die gesamten privaten Umstände haben es leider nicht erlaubt auf mehreren “Hochzeiten” zu tanzen. Ich will 2016 wieder viel aktiver hier im Blog und auch im dazu gehörigen YouTube Channel als “rosenkrieger” wieder sein.

  8. Hey! https://www.rosenblut.org/wp-content/plugins/wp-monalisa/icons/wpml_bye.gif
    Auf der Suche nach einer Software die Kassenbons einliest um diese in einem Haushaltsbuch einzubinden bin ich über diesen Beitrag gestolpert. Klingt sehr gut. Kann die Software neben der Gesamtsumme auch die einzelnen gekauften Artikel von der Rechnung erkennen und diese einer Gruppe zuordnen (bzw. nachträglich selber zuordnen)? Man kauft ja nicht nur in einer Warengruppe ein (z.B. Lebensmittel, Schreibwaren, …).

    Wie gesagt: Super Beitrag! Gut beschrieben!! Weiter so!!! https://www.rosenblut.org/wp-content/plugins/wp-monalisa/icons/wpml_good.gif

    Gruß
    Stefan

  9. Hallo Bernd,

    vielen Dank, dass Sie Sich Zeit genommen haben und Ihre Erfahrung mit ScanSnap geschrieben haben. Ich bin zurzeit auf der Suche nach einem ADF-Scanner und der ScanSnap stand auf meine Favoritenliste…
    Allerdings habe ich gelesen, dass der ScanSnap leider weder Twain noch ISIS Treiber hat. Ich würde sehr gerne mit EloOffice bzw. mit PaperPort Professional arbeiten. Wissen Sie zufällig, ob diese Programme mit ScanSnap oder PaperPort arbeiten können, wenn keine der beiden oben genannten Treiber vorhanden sind?
    Vielen Dank für die Mühe und Feedback im Voraus.
    Viele Grüße,
    Fadi

  10. Hallo Bernd,

    diese Software von Fuji ist genau das was ich suche. Ich muss sonst händisch Kistenweise Quittungen und Rechnungen tippen. Doch leider ist der passende bzw. dazugehörige Scanner ja nicht gerade günstig. Als Fachmann für ein Papierloses Büro möchte ich dich fragen, ob du noch andere Lösungen kennst, die vom Scanner unabhängig sind. Z.b. Eine App für das Iphone die das gleiche kann – oder eine Software die ich mit meinem Canon Scanner verbinden kann. Wir sind ja jetzt in 2016 aber dennoch finde ich dazu nichts gutes. Liebe Grüße, Kerstin.

    1. Leider kenne ich keine ähnliche Software für andere Scanner. Falls der iX500 zu teuer ist kannst du dir mal den IX100 anschauen, den werde ich in Kürze ebenfalls vorstellen. Er bietet ebenso einfache Bedienung und ist vor allem auch sehr schnell unterwegs und erheblich günstiger: ScanSnap iX100 http://amzn.to/2bBOXb7

  11. Ich benutze die Software mit einem ScanSnap S1300i, was auch wunderbar funktioniert. Leider bricht der Scan bei besonders langen Quittungen irgendwann ab, obwohl ich die Mehrfacheinzugerkennung abgeschaltet habe. Irgendeine Idee, wie ich das Problem löse?

    1. Sie werden nicht direkt als PDF abgelegt. Du kannst aber jederzeit einen Export machen. Beim Export kannst du JPG, CSV, Eine Quittung pro PDF oder Alle Quittungen in einem PDF wählen.

  12. Hallo Bernd,

    Zunächst einmal Danke für den aufschlussreichen Scannertest – Fazit: Brauch ich, kauf ich 🙂

    Was noch ganz spannend wäre für ein “richtiges” papierloses Büro: Ablagestrategien und passende Software dafür. Hast Du damit mal irgendwelche Erfahrungen gemacht?

    Viele Grüße!
    Torsten

  13. Hallo,

    ich besitze nun auch einen Snapscan IX500 und bin mehr als begeistert. Nun der Preis war am Anfang etwas hinderlich aber im Nach hinein mehr als gerechfertigt.
    Die dazu gehörige Software ScanSnap Receipt war ein Segen was mir noch gefehlt hatte. Beim ständigen benutzen von ScanSnap Receipt hat m ir aber immer was gefehlt wie z.b. zwei verschiedene Mwst Sätze, Auswertung etc. Durch Zufall vor einer Woche fand ich eine Software die für mich fast Perfekt ist und die ich mir nun auch gekauft habe. Die Software hat schon seinen Preis den ich aber für den Mehrwert gerne bezahlt habe. Gute Software hat nun m al auch seinen Preis aber muss jeder für sich entscheiden. Das tolle ist bei der Software ich kann nun auch Fremdwährung importieren die dann in Euro umgerechnet werden. Software läßt sich ebenso in den Snapscan Manager einbinden . Software heißt fast so ähnlich: receipts app zu finden unter https://www.receipts-app.com/index_de.html
    Man kann diese mit bis zu 50 Importen von Bon/Rechnungen etc testen danach kann man die Software erwerben wenn man diese weiter verwenden möchte.
    Ich bin begeistert, gibt einige Sachen die ich mir noch wünsche und werde den Programmierer anschreiben ob es umsetzbar ist.
    Viele Grüße Dirk

    1. Vielen Dank für den Tipp Dirk! Habe mir die Software gestern geladen und muss sagen – die gefällt mir ziemlich gut! Einfaches Interface, schnell und leicht zu bedienen. ScanSnap Receipt hat den Schwerpunkt Kassenbons. Receipts generell für Belege und Rechnungen aller Art – lässt sich somit wesentlich besser für alles mögliche Nutzen. Ich werde mal ein Video und einen Artikel demnächst dazu machen.

      Noch Mal danke für den Tipp!

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