Anleitung: Jedes PDF mit ScanSnap durchsuchbar machen (Win/macOS)

Leider hat die ansonsten tolle ScanSnap Software eine Limitierung unter macOS und auch Windows. So kann man keine PDF Dokumente die man aus dem Internet geladen oder mit einem anderen (nicht ScanSnap) Scanner erstellt hat, in durchsuchbare PDFs umwandeln (ich denke dies hat Lizenzgründe).

anypdf-2-scansnap_blog

Mit einem kleinen Script lässt sich dieses Manko jedoch ganz einfach beheben und ab sofort könnt ihr jedes PDF mit der ScanSnap Software verarbeiten. Wie das geht zeige ich euch in meinem neuen Video und natürlich auch als Anleitung hier im Blog.

Videoanleitung für macOS

Videoanleitung für Windows

Nachdem ich nun auch Windows einsetze habe ich mir Gedanken darüber gemacht wie man das ganze in Windows lösen kann. Das zeige ich euch in diesem Video.

Einleitung

Als erstes möchte ich noch @konfluenzpunkt auf Twitter für seinen Hinweis danken. Mir war diese Limitierung überhaupt nicht bewusst, da ich seit Jahren nur ScanSnap Geräte einsetze und bislang nie damit konfrontiert wurde. Zusätzlich möchte ich Heiko danken – er hat mich angeschubst das Thema auch für Windows zu erledigen.

Seit einiger Zeit steigen immer mehr Leute auf einen ScanSnap Scanner um und haben bereits einiges an PDF Material was sie gerne natürlich auch durchsuchbar machen wollen. Somit ist dieses Script zumindest ein einfacher Weg bei macOS dies ohne neue Software zu bewerkstelligen. Bei Windows kommt eine winzige kostenlose Anwendung zum Einsatz.

Das Problem

Der ScanSnap PDF Konvertierer bzw ScanSnap Organizer weigert sich PDF Dokumente die von anderen Geräten bzw. mit anderer Software erstellt wurden in durchsuchbare PDFs umzuwandeln. Unter Ursache wird einem ganz klar gesagt warum es nicht geht “PDF nicht von ScanSnap erstellt”

schritt1Schauen wir uns die Metadaten einer solchen Datei an sehen wir folgendes

schritt2

Unter Inhalt erstellt mit steht “Acrobat PDFMaker 11 for Word”. Somit weigert sich die ScanSnap Software anhand der vorliegenden Metadaten das Dokument zu bearbeiten.

Die Lösung (macOS)

Nach etwas googlen bin ich dann auf Seite mit einem Windows Batch File gestoßen die die PDF Metadaten ändert. Da ich nichts vergleichbares für macOS gefunden habe, habe ich kurzerhand Automator angeworfen und selber eines gebaut (am Ende vom Artikel gibt es den Download Link dazu).

Ladet euch meinen macOS Dienst AnyPDF-2-Scansnap und installiert diesen

schritt2b

Nehmt nun ein PDF eurer Wahl, Rechte Maustaste und geht zum Bereich Dienste und dort AnyPDF-2-ScanSnap

schritt3

Nach kurzer Zeit ist alles erledigt. Schaut man sich nun das gleiche PDF erneut an (CMD+I drücken) sehen wir folgendes.

schritt4

Nun steht das der Inhalt mit dem ScanSnap Manager #IX500 erstellt wurde. Nimmt man nun dieses PDF und wirft es in den PDF Konvertierer…

schritt5

Klappt alles wie wir es uns wünschen 🙂

Den macOS Dienst AnyPDF-2-ScanSnap könnt ihr hier kostenlos herunterladen.

Mit Hazel noch bequemer

Eine tolle Software für macOS ist Hazel die viele viele Möglichkeiten der Automatisierung bietet, kann man das oben beschriebene noch einen Tacken bequemer machen. So habe ich den AnyPDF-2-ScanSnap Dienst in Automator einfach als Workflow gespeichert.

bildschirmfoto-2016-10-25-um-22-16-26

Nun kann ich Hazel mit ein paar Regeln sagen “Überwache diese Ordner, sobald ein neues PDF hinzukommt starte den Automator Workflow (was es dann in ein für ScanSnap nutzbares PDF wandelt) und gebe der Datei einen neuen Namen”.

Die Lösung (Windows)

  1. Ladet (kostenlos) BeCyPDFMetaEdit und installiert es.
  2. Ladet euch meine Batch Datei hier herunter (ihr braucht kein Dropbox Account, einfach auf der Seite ganz unten auf Nein Danke und Ansicht klicken) und platziert diese im Installations-Ordner von BeCyPDFMetaEdit.
  3. Kopiert/Verschiebt nun sämtliche PDFs die ihr umwandeln wollt in den gleichen Ordner.
  4. Führt nun die FixPDF.bat Datei aus.
  5. Nach kurzer Zeit sind sämtliche PDFs bearbeitet.

Nun können Sie einfach in den ScanSnap Organizer gezogen werden und in OCR PDFs umgewandelt werden.

Die Batch Datei ist sehr rudimentär, erfüllt aber ihren Zweck. Wenn jemand Lust hat kann er ja eine “Deluxe” Version machen die mit unterschiedlichen Ordner umgeht 😉

15 Replies to “Anleitung: Jedes PDF mit ScanSnap durchsuchbar machen (Win/macOS)”

    1. Noch ein Hinweis. Falls du Windows benutzt gibt es diese Applikation nicht von ScanSnap, diese ist nur für den Mac erhältlich.

      Die Änderung der Metadaten betrifft für Windows aber auch die Möglichkeit OCR mit ABBY FineReader aus dem SoftwareBundle. So kann ein Windows Benutzer dann auch jegliche PDF Dokumente durchsuchbar im Nachgang machen.

  1. Eventuell wäre es auch interessant das Ganze mit Hazel zu “verheiraten” für alle PDFs die eben nicht mit dem scansnap erstellt worden sind wie beispielsweise Rechnungen die man via Email oder Download von einem bestimmten Account erhalten hat 🙂

  2. Hallo Bernd,

    bei der ganzen Begeisterung für deine Artikel habe ich nun nochmals eine Frage. Wäre es denkbar einen “Watch-Folder” zu machen, wo die konvertierten PDFs automatisch von der Scansnap Konvertierung aufgegriffen werden? Dann müsste man nicht mehr Manuel die PDFs reinschieben?

    viele Grüsse
    Sebastian

  3. Hallo Freunde, der gepflegten Pdf-Dateien.
    Die oben beschriebene Methode funktioniert tadellos, nur nach einiger Zeit, erschien bei mir folgende Meldung !
    “Sie müssen Administratorberechtigungen angeben, um in diesen Ordner zu kopieren“.
    Diese Meldung erschien, wenn ich die zu bearbeitende Pdf-Datei in den Installations-Ordner von BeCyPDFMetaEdit unter C: kopierte, also, deinstallierte ich BeCyPDFMetaEdit von C: und installierte es auf D: und jetzt funktioniert wieder alles ohne Probleme.

    Also BeCyPDFMetaEdit nicht auf C: installieren, anscheinend hatte nur ich dieses Problem, Viel Spaß

  4. Die Kompletlösungösung für (Windows)
    1. Ladet (kostenlos) BeCyPDFMetaEdit und installiert es auf eine andere Festplatte, oder einer anderen Partition, als C:
    2. Ladet euch meine Batch Datei hier herunter (ihr braucht kein Dropbox Account, einfach auf der Seite ganz unten auf Nein Danke und Ansicht klicken) und platziert diese im Installations-Ordner von BeCyPDFMetaEdit.
    3. Kopiert/Verschiebt nun sämtliche PDFs die ihr umwandeln wollt in den gleichen Ordner.
    4. Führt nun die FixPDF.bat Datei aus.
    5. Nach kurzer Zeit sind sämtliche PDFs bearbeitet.
    Nun können Sie einfach in den ScanSnap Organizer gezogen werden und in OCR PDFs umgewandelt werden
    Hallo Freunde, der gepflegten Pdf-Dateien.
    Die oben beschriebene Methode funktioniert tadellos, nur nach einiger Zeit, erschien bei mir folgende Meldung!
    “Sie müssen Administratorberechtigungen angeben, um in diesen Ordner zu kopieren“.
    Diese Meldung erschien, wenn ich die zu bearbeitende Pdf-Datei in den Installations-Ordner von BeCyPDFMetaEdit unter C: kopierte, also, deinstallierte ich BeCyPDFMetaEdit von C: und installierte es auf D: und jetzt funktioniert wieder alles ohne Probleme.

    Also BeCyPDFMetaEdit nicht auf C: installieren, anscheinend hatte nur ich dieses Problem, Viel Spaß

    Nun kann man alle im BeCyPDFMetaEdit-Ordner befindlichen Pdf´s durchsuchbar machen, wenn man sie in den Organizer zieht.
    Die Vergabe von Schlüsselwörter funktioniert auch bei den bearbeiteten Pdf-Dateien

    1. Moin ich bekomme seit heute immer die Meldung das die .pdf-Dateien passwortgeschützt wären. Ich habe aber kein pw hinterlegt. Habe sie heute von der Bankseite runtergeladen (Kontoauszüge). Aber auch andere .pdf Dateien sind davon betroffen. Kann sie mit dem Windows Konverter nicht öffnen.

Sag mir Deine Meinung!

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

* Die DSGVO-Checkbox ist ein Pflichtfeld.

*

Zustimmung zur Datenspeicherung lt. DSGVO