Papierloses Büro: Schlüsselwörter mit Hazel für Umbenennung nutzen

Meine Papierlose-Büro-Artikel Serie erfreut sich großer Beliebtheit, was mich extrem stolz macht. Eine Frage die immer wieder auftaucht, ist das Thema Schlüsselwörter und wie man diese nutzten kann um den Dateinamen zu verändern. In diesem kurzen Artikel erkläre ich es und zeige meine Hazel-Regel dafür.

hazelblog

VORAB: Um das ganze machen zu können benötigt ihr Hazel, ein geniales Program für macOS. Es lohnt sich auf jeden Fall (auch für viele andere Dinge!) diese Applikation auf eurem Mac zu haben.

Was ist das Ziel?

Schlüsselwörter die ihr mit Hilfe der ScanSnap Software scannt und im PDF hinterlegt sollen für die Umbenennung der Dateinamen genutzt werden.

Schlüsselwörter werden in den MetaDaten der jeweiligen PDFs als Schlagwort abgelegt. Somit erfasst auch Spotlight diese. Wenn ihr aber kein Spotlight nutzt oder die Dokumente auf anderen Rechnern kopiert kann es sinnvoll sein wenn der Dateiname alles wichtige beinhaltet.

Vorbereitung

In der ScanSnap Software wählt ihr den Bereich Dateiart und dort PDF. Ebenso aktivierst du die Texterkennung und setzt beide Haken. Wenn du nun mit einem Highlighter auf dem ORIGINAL Papierdokument etwas markierst wird dieses ab sofort als Schlagwort im PDF Dokument hinterlegt.

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Umsetzung mit Hazel

Wählt in Hazel euren Dokumente Ordner wo ihr neu erfasste PDFs ablegt. In Hazel legt ihr nun die folgende Regel an. Die Option für Schlagworte findet ihr unter “others…” in der Auswahl bei Hazel.

HINWEIS: Merkwürdigerweise klappt bei manche Schlagworte nicht, dafür aber Schlagwörter (was ebenfalls unter others zu finden ist). Falls die Regel also bei euch nicht funktioniert probiert es mit Schlagwörter anstelle Schlagworte aus.

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Was macht diese Regel genau?

  1. Hazel bearbeitet nur PDF Dokumente. Es schaut nach ob Schlagworte hinterlegt sind
  2. Es benennt die Datei nun nach dem Muster um NAME_SCHLAGWORTE.PDF

Ihr könnt natürlich das Muster noch exakter an eure Wünsche und Vorgaben anpassen, Hazel bietet hier eine ganze Menge an Möglichkeiten.

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Fertige Dokumente ablegen

Nachdem das Dokument umbenannt wurde kann man mit Hilfe einer weitere Hazel Regel dieses wiederum automatisch einsortieren lassen in entsprechende Unterordner eures Dokumenten-Archivs.

Ein einfaches Beispiel wäre das hier.

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Ich hoffe ich konnte einigen von euch damit helfen. Viel Erfolg auch euch mit dem Papierlosen Büro!

Papierloses Büro Artikel von mir

Alle Artikel zum Thema Papierloses Büro findet ihr in einer eigenen Kategorie bei mir im Blog.

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7 Replies to “Papierloses Büro: Schlüsselwörter mit Hazel für Umbenennung nutzen”

  1. Vielen Dank für den weiteren Tipp. Deine “Papierlose-Büro-Artikel Serie” war für mich der Ausgangspunkt meiner Bemühungen in diese Richtung und der Anreiz Hazel auszuprobieren und den iX500 zu nutzen (also letztendlich Beides zu kaufen :-).

    Nochmals Danke dafür.

  2. Hi zusammen,

    Bernd, ich lese, wie immer, interessiert deine Artikel. Besonders zum Thema “Papierloses Büro”.
    Ich arbeite in meinem Beruf als Lehrer mit Hilfe des iPads schon sehr papierarm. So habe ich immer alle Unterlagen dabei, brauche mir kaum Gedanken über das Packen meines Rucksacks zu machen, kann überall arbeiten und mein Rücken dankt es mir, da mein Rucksack schön leicht ist.
    Diese drei Aspekte haben für mich den Auschlag gegeben diesen Weg weiter zu gehen und weiter papierlos zu werden.

    Aus diesem Grund habe ich mir nun Hazel und einen ScanSnap S500M zugelegt, um wichtige Unterlagen und ganze Schulbücher, die häufig nicht digital zur Verfügung stehen einzuscannen.

    Meine Frage ist, ob ich mit dem S500M auch diese Funktion mit der automatischen Verschlagwortung durch markieren nutzen kann? Dem S500M liegt die Software “Scansnap Manager V2.2” bei. Also keine OCR-Erkennung. Gibt es trotzdem Möglichkeiten für mich?

    Vielen Dank euch und viele Grüße

    Ben

    1. Hallo Ben,

      freut mich das die Artikel gefallen. Bezüglich deiner Frage, die kann ich nicht sofort beantworten, da ich den S500M nicht persönlich ausprobiert habe. Ich habe aber mal Kontakt mit Fujtisu aufgenommen – sobald ich eine Rückmeldung habe schreibe ich dir die Antwort hier rein.

      Viele Grüße,
      Bernd

  3. Hi Bernd,

    in deinem Beispiel hast du im Hazel bei den Patterns “schlagworte” eingefügt. Hast du diesen Pattern selbst hinzugefügt? Irgendwie bekomme ich das nicht ganz hin. Hättest du ggf. einen Tipp für mich?

    Danke und Grüsse
    Sebastian

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