ScanSnap Cloud: Scannen direkt (ohne Mac/PC/Tablet/Smartphone) in DEINE Cloud

Eine Funktion die sich viele Besitzer eines Fujitsu ScanSnap iX500 und iX100 gewünscht haben, ist ab sofort verfügbar. Das direkte Scannen in die Cloud mit ScanSnap Cloud – ohne jeglichen Computer, Smartphone oder Tablet. Genauso schnell, genauso einfach wie vorher – aber eben direkt in die Cloud.

ScanSnap Cloud

ScanSnap Cloud ist ein neues Feature für den iX500 und den iX100. Zur Einrichtung müsst ihr einmal ein Konfigurationsprogramm laden. Dieses gibt es für Windows, macOS, Android und iOS.

ScanSnap Cloud Ablauf

ScanSnap Cloud

ScanSnap Cloud

  • Gescannte Bilder werden automatisch nach vier Dokumenttypen sortiert.
    • Gescannte Bilder werden automatisch entweder als Dokument, Visitenkarte, Quittung oder Foto sortiert und unter einem entsprechenden Cloud-Speicherdienst gespeichert.
  • Der Titel eines Dokuments kann extrahiert werden und eine Datei kann mit dem Titel benannt werden.
  • Dateien gescannter Bilder, die als Dokument sortiert werden, werden automatisch mit dem Titelnamen benannt, der aus den gescannten Bildern extrahiert wurde.
  • Die gescannten Originalbilder können vorübergehend gespeichert werden.
  • Sie verbleiben zwei Wochen lang im Verlauf.
  • Gescannte Bilder können optimiert werden.
    • Gescannte Bilder werden optimiert, indem sie entzerrt und leere Seiten entfernt werden.

ScanSnap Cloud

Intelligente Dokumenten Optimierung

ScanSnap Cloud führt einen intelligenten Bildoptimierungsprozess aus, der normalerweise nur für Scanner zur Verfügung steht, die direkt mit einem Computer verbunden sind. Der Optimierungsprozess nutzt besondere ScanSnap-Funktionen, die den Zeit- und Arbeitsaufwand verringern.

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Microsoft Azure als sichere Basis

ScanSnap Cloud wird auf einer sicheren Infrastruktur mit Microsoft Azure betrieben, das für viele Unternehmen weltweit zur bevorzugten Infrastrukturarchitektur geworden ist.ScanSnap Cloud

Eure Scans werden also von eurem iX500 oder iX100 an die ScanSnap Cloud geschickt. Dort sortiert nach Dokumenten Art und an den von euch definierten Cloud-Dienst verschoben.

ScanSnap Cloud Einrichtung
ScanSnap Cloud

Mit wenigen Schritten wird der iX500 mit einer neuen Firmware versehen und dann ein Konto für ScanSnap Cloud eingerichtet. Danach wird die Applikation nur noch benötigt wenn ihr Konfigurationsänderungen vornehmen wollt.

ScanSnap Cloud

ScanSnap Cloud unterstützt zum Start:

  • Box
  • Dropbox
  • Evernote
  • Expensify
  • Google Drive
  • Google Photos
  • OneDrive
  • Shoeboxed

ScanSnap Cloud

ScanSnap Cloud ermöglicht es euch für jede Dokumenten Art einen Dienst als Ziel zu wählen. So könnt ihr z.B. Quittungen auf Dropbox, Fotos auf Google Drive und Visitenkarten auf Evernote ablegen.

ScanSnap Cloud

Wenn die LED im Taster violett anzeigt, ist nun kein Computer oder Mobilgerät erforderlich und eure Scans werden wie von euch vorher definiert abgelegt.

Automatische Dateinamen Vergabe

In den Einstellungen des ScanSnap Konfigurationsprogramms könnt ihr noch Einstellungen für die Vergabe des Names vornehmen.

ScanSnap Cloud

Was ist wenn ScanSnap Manager & ScanSnap Cloud zur Verfügung stehen?

Wenn der ScanSnap sowohl mit ScanSnap Cloud als auch mit ScanSnap Manager kommunizieren kann, hat die Kommunikation mit ScanSnap Manager Priorität.

Wenn die Kommunikation mit ScanSnap Manager Priorität hat, leuchtet die [Scan] Taste blau, nachdem der ScanSnap eingeschaltet wurde, und die Farbe wechselt nicht zu violett.

Man kann der Kommunikation mit ScanSnap Cloud Vorrang geben, indem man folgendes macht:

Klickt auf das ScanSnap Manager-Symbol im Dock, während du die [ctrl] Taste auf der Tastatur gedrückt hälst, und klickt dann im ScanSnap Manager-Menü auf [ScanSnap Cloud], um das Häkchen anzuzeigen.

Wenn du die mit einem Häkchen versehene Option [ScanSnap Cloud] anklickst, wird das Häkchen ausgeblendet und der Kommunikation mit ScanSnap Manager wird der Vorrang gegeben.

ScanSnap Cloud Dokumente mit OCR bearbeiten (siehe Update!)

Aktuell werden Scans die mit ScanSnap Cloud gemacht werden nicht mit OCR behandelt, sprich in durchsuchbare PDFs verwandelt. Durch einen Kommentar angeregt habe ich daher eine Hazel Aktion erstellt die sich darum kümmert.

Wichtig ist dabei zu wissen das die Umwandlung in OCR nur unter folgenden Voraussetzungen gemacht wird

  1. Ihr benötigt Hazel auf eurem Mac
  2. Die OCR Behandlung passiert nur wenn das entsprechende Dokument sich lokal auf eurem Mac befindet im überwachten Ordner
  3. Die Bearbeitung findet nur statt wenn der Mac an ist – es passiert also immer im Nachgang je nachdem wann ihr den Mac startet.

Mit der folgenden Regel in Hazel wird dann automatisch jedes neue PDF mit OCR bearbeitet.

ScanSnap Cloud

Die Regel schaut in dem Ordner nach neuen PDFs die noch nicht anhand des Datums gefunden wurden. Ebenso schaut es ob das Wort OCR darin vorkommt. Ist dies nicht der Fall öffnet es das jeweilige PDF mit dem “Konvertierer für durchsuchbare PDFs von ScanSnap”, bearbeitet diese und fügt dem Namen _OCR hinzu.

Da sich die Datei nun geändert hat wird Google Drive, Dropbox etc die aktualisierte Datei wieder in die Cloud laden, so steht dann auch dort die neue OCR Version bereit.

Der Ordner sollte natürlich der passende Ordner lokal von Google Drive, Dropbox etc sein. Das einzige was ihr noch manuell machen müsst ist den Konvertierer zu schließen.

OCR Update nun vorhandenScanSnap Cloud

ScanSnap Cloud kann nun ohne Regeln OCR anwenden. In den Einstellungen der ScanSnap Cloud Applikation müsst ihr lediglich unter dem Punkt Scan-Einstellungen / PDF Format / Details den Haken bei in durchsuchbares PDF konvertieren aktivieren.

Fazit

Eine Funktion die sich viele Besitzer gewünscht haben wurde nun umgesetzt. Auch mir gefällt das extrem, denn so kann ich noch schneller meine Arbeit erledigen ohne einen Rechner oder mein Smartphone nutzen zu müssen, denn ablegen in die Cloud mache ich mit vielen meiner Scans sowieso.

Wünschenswert wäre wenn Fujitsu noch SFTP bzw. WebDav als Ziel ermöglicht, denn viele wollen ihre Scans nicht bei den anderen Diensten ablegen sondern auf dem eigenen Server oder NAS. Da ScanSnap Cloud brandneu ist ist das durchaus realistisch das wir solche Funktionen zukünftig mit einem weiteren Update erhalten werden.

14 Replies to “ScanSnap Cloud: Scannen direkt (ohne Mac/PC/Tablet/Smartphone) in DEINE Cloud”

  1. Das Update läuft bei mir seit letzter Woche und funktioniert erstaunlich gut. Einziger Nachteil: logischerweise kein OCR. Da ich aber auf durchsuchbare Dateien angewiesen bin (außer bei Rechnungen), fällt die Funktion für mich größtenteils flach.

    1. Da die Dokumente erst an die ScanSnap Cloud geschickt werden, kann es durchaus sein das Fujitsu die OCR Funktion als Update bereitstellen KÖNNTE. Allerdings ist die Frage dann ob man das möchte, das ein 3. Anbieter sämtliche Dokumente komplett “liest”.

      Falls eine Kopplung mit Evernote vorliegt ist OCR wiederum kein Thema soweit ich mich erinnere, da Evernote diese Option anbietet von eingeschickten Dokumenten eine OCR Version zu erstellen.

      Da ich so gut wie alles auf Google Drive ablege, bin ich am überlegen mir eine Hazel Aktion auf dem Mac anzulegen, die die neuen Dokumente beim nächsten einschalten des Macs an den ScanSnap Konvertierer für durchsuchbare PDFs schickt und somit diese dann per OCR bearbeitet. Mal schauen ob ich da einen automatischen Workflow hinbekomme.

  2. Leider kann man nicht detailiert einstellen in welcher Qualität gescannt werden soll, bzw. dies vor jedem Scan auswählen. Das ist sehr schade und beim ScanSnap Manager eine tolle Möglichkeit. Auch finde ich die Qualitätseinstellungsmöglichkeiten sind ebenfalls nicht so gut. Ich muss jetzt in der besten Qualität scannen und besten Auflösung speichern damit das Ergebnis für mich passt. Da gibt es in der Scansnap Manager App deutlich bessere Möglichkeiten. Der Vorteil überwiegt und so werde ich voraussichtlich überwiegend die Verwendung in die DropBox nutzen.

    1. Da weder der iX500 noch der iX100 ein Display besitzt wird die Einstellung für Qualität auch in der aktuellen Version nicht direkt beeinflussbar sein (ausser über das entsprechende Konfigurationsprogramm).

      Ich hoffe/denke das die nächste Generation der iX Serie da nachbessern wird. Sobald ein Display vorhanden ist könnte man dann die Qualität einstellen/ändern für jeden Scan.

  3. Sofern ich das richtig verstehen, werden sämtlich Scans beim der Lösung in die ScanSnap Cloud geladen, dort verarbeitet und dann an einen entsprechenden Cloudanbieter weitergesendet. Unter Berücksichtigung das demnach alle Dokument erstmal für einen dritten lesbar sind, halt ich die Lösung für bedenklich, sofern man ein Mindestmaß an Wert auf Datensicherheit liegen sollte. Sonst eine sicher gute Idee!!

  4. Soo meine Herrschaften, ich habe mich jetzt auch mal ausführlich mit den Scanergebnissen befasst und stelle durchaus Unterschiede fest, die mal weniger deutlich und mal dafür überaus deutlich sind.

    Meine Einstellungen für Scansnapmanager waren folgende Varianten:

    Variante 1
    Bildqualität: beste
    Farbodus: auto
    Scanmodus: Simplex
    Drehung: Auto
    Textkontrast erhöhen: an
    Dokument entzerren: an
    Kompromierung: mittel

    Variante 2
    wie zuvor jedoch Textkontrast erhöhen aus

    Variante 3
    über Scansnapcloud mit vergleichbaren Einstellungen die zur Verfügung stehen

    Ergebnisse

    Test 1
    Textdokument mit farblich akzentuiertem Logo

    Der Text erscheint bei Variante 1 in gestochen scharfem schwarz auch Variante 2 liefert meiner Meinung nach noch hervorragende Ergebnisse. Variante 3 (Cloud) performt nach meiner Auffassung nicht ganz so gut. Der Text wirkt eher grau als schwarz. Für meinen Geschmack etwas zu blass und bei textlastigen Dokumenten die deutlich anstrengender zu lesen.

    Test 2
    Verblasster Tankbeleg
    Variante 1 und 2 versuchen die verblasste Schrift knackig scharf in schwarz darzustellen, da der Beleg nicht gleichmäßig verblasst ist, gelingt das nicht ganz so gut. Variante 3 (Cloud) erstellt augenscheinlich ein Farb- oder Graustufendokument das sich ähnlich gut wie das Original lesen lässt, allerdings scheinen von der Rückseite Textteile durch, alles in allem aber näher am Original und meines Erachtens besser zu entziffern.

    Die Problematik denke ich liegt hier in der Herangehensweise, sowie nicht konsestente Einstellungsmöglichkeiten.

    Auf dem Rechner hat man von vorne herein die Möglichkeit per Einstellung zu sagen “Die Rückseite interessiert uns nicht” was bei der Cloud-Variante nicht der Fall ist, jeder beleg wird duplex gescant und Serverseitig verarbeitet. Somit ist bei dem Thermopapier von Quittungen durchscheinen vorprogrammiert.

    Ich gebe zu bedenken, dass das meine persönlichen subjektiven Empfindungen widerspiegelt und jeder für sich entscheiden muss. Die Cloud ist jung und stiefmütterlich umgesetzt, da noch nichtmal eine Option besteht die Dokumente in Vorhandene Programme (Cardminder, etc.) zu überführen, welche im übrigen leider auch eher stiefmütterlich behandelt werden.

    Ich bin gespannt welcher Kurs eingeschlagen wird.

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